Спецификация к договору поставки

Спецификация к договору поставки — приложение к договору, в котором поставщик и покупатель согласовывают конкретную поставку: что именно, сколько и по какой цене поставляется, в какой срок и на каких условиях доставки, оплаты и приемки. Образец в Word подходит к договору поставки, где товар, количество и цена согласовываются спецификациями, и в отношении указанного в ней товара имеет преимущество перед условиями договора.

⚖️ Зачем нужна

Если договор предусматривает, что наименование, ассортимент и количество товара согласовываются в спецификациях, именно таблица спецификации определяет, что и сколько должно быть поставлено, — поэтому подсказка в файле советует подписывать ее до поставки партии. Она же советует указывать наименование так, чтобы товар можно было однозначно идентифицировать: марка, модель, артикул, сорт, размер, цвет, производитель, а плательщикам НДС — еще и код товара согласно УКТ ВЭД, нужный для налоговой накладной.

Второй узел — момент, когда поставщик выполнил обязанность поставить товар. Спецификация предлагает три варианта: доставка поставщиком в согласованное место поставки, самовывоз со склада поставщика или отправка через перевозчика. Для каждого указано, с какого момента поставка выполнена, а с этого момента к покупателю переходят право собственности и риск случайной гибели или повреждения товара. Подсказка предлагает альтернативу: сохранить право собственности за поставщиком до полной оплаты, а если товар покупают для перепродажи, прямо записать право покупателя его продавать.

📋 Что регулирует спецификация

• таблицу товара с единицей измерения, количеством, ценой и стоимостью и общую сумму с НДС или без него;
• что входит в цену — тара, упаковка, маркировка, погрузка, доставка — фиксированные цены и порядок их изменения;
• допустимое отклонение количества для товара, который отгружают по весу или объему;
• срок поставки, одну партию или несколько, три варианта передачи товара и день поставки по подписи в расходной накладной;
• документы, которые передаются вместе с товаром;
• предварительную оплату, окончательный расчет за фактически поставленное и возврат излишка предоплаты или зачет его в следующую поставку;
• качество и его подтверждение, комплектность, маркировку, возвратную тару, гарантийный срок и остаточный срок годности;
• приемку по количеству и качеству, акт несоответствия с вызовом представителя поставщика, отказ от принятия товара.

🎯 Чем отличается спецификация от договора поставки

Договор поставки устанавливает общие правила на весь срок сотрудничества. Спецификация — отдельный документ под конкретную поставку: она не заменяет договор, а дополняет его, и условия, не определенные в ней, берутся из договора. Поэтому ее оформляют, когда договор уже подписан, а нужно согласовать новую партию, другой ассортимент, новые цены или условия доставки. Если же партии фиксируются расходными накладными без отдельной спецификации, подойдет договор поставки без спецификации (по заказам).

🤝 Когда и с кем заключать

Поставщиком и покупателем могут быть юридические лица или ФОП. В шапке указывают номер приложения, номер и дату договора поставки. Из трех пунктов о передаче товара оставляют один; пункты об отклонении количества, возвратной таре и остаточном сроке годности — только там, где они нужны, иначе их удаляют. Порядок оплаты стороны определяют сами: полная или частичная предоплата либо оплата с отсрочкой после поставки.

Спецификация вступает в силу со дня подписания, является неотъемлемой частью договора и действует до полного исполнения обязательств по ней. Ее составляют на бумаге в двух экземплярах или в электронной форме с электронными подписями уполномоченных лиц сторон.

📄 Формат

Файл .docx на украинском языке под названием «Спецификация» с шапкой для номера приложения, номера и даты договора поставки: таблица товара на шесть строк и строка «Итого», прочерки для данных, три варианта пункта о передаче товара, подсказки со звездочкой, которые удаляются после заполнения.

👤 Кому подходит

Поставщикам и покупателям, которые работают по договору поставки и на каждую партию оформляют отдельную спецификацию, а также менеджерам по продажам и закупкам и бухгалтерам. Документ нужен, когда договор уже есть, а условия новой поставки нужно закрепить письменно.

🔗 Связанные документы

• Рамочный договор поставки товара партиями (образец) — когда выбрать: основного договора еще нет, а партии планируете согласовывать спецификациями.
• Договор поставки товара регулярными партиями (образец) — когда выбрать: поставки повторяются месяцами, и договор должен продлеваться ежегодно.
• Договор поставки без спецификации (по заказам) — когда выбрать: партии мелкие и частые, и подписывать спецификацию на каждую неудобно.
• Договор поставки товара для перепродажи — когда выбрать: покупатель покупает товар партиями для дальнейшей продажи конечным клиентам.
• Дополнительное соглашение об изменении цены — когда выбрать: меняются цены по действующему договору, и новые спецификации должны составляться по ним.