Специфікація до договору поставки

Специфікація до договору поставки — додаток до договору, у якому постачальник і покупець погоджують конкретну поставку: що саме, скільки й за якою ціною поставляється, у який строк і на яких умовах доставки, оплати та приймання. Зразок у Word підходить до договору поставки, де товар, кількість і ціна погоджуються специфікаціями, і щодо зазначеного в ній товару має перевагу над умовами договору.

⚖️ Навіщо потрібна

Якщо договір передбачає, що найменування, асортимент і кількість товару погоджуються в специфікаціях, саме таблиця специфікації визначає, що і скільки має бути поставлено, — тому підказка у файлі радить підписувати її до поставки партії. Вона ж радить зазначати найменування так, щоб товар можна було однозначно ідентифікувати: марка, модель, артикул, сорт, розмір, колір, виробник, а платникам ПДВ — ще й код товару згідно з УКТ ЗЕД, потрібний для податкової накладної.

Другий вузол — момент, коли постачальник виконав обов’язок поставити товар. Специфікація пропонує три варіанти: доставка постачальником до погодженого місця поставки, самовивіз зі складу постачальника або відправка через перевізника. Для кожного вказано, з якої миті поставку виконано, а з цієї миті до покупця переходять право власності й ризик випадкового знищення чи пошкодження товару. Підказка пропонує альтернативу: зберегти право власності за постачальником до повної оплати, а якщо товар купують для перепродажу, прямо записати право покупця його продавати.

📋 Що регулює специфікація

• таблицю товару з одиницею виміру, кількістю, ціною й вартістю та загальну суму з ПДВ або без нього;
• що входить у ціну — тара, упаковка, маркування, навантаження, доставка — фіксовані ціни й порядок їх зміни;
• допустиме відхилення кількості для товару, який відвантажують за вагою чи об’ємом;
• строк поставки, одну партію чи кілька, три варіанти передання товару й день поставки за підписом у видатковій накладній;
• документи, які передаються разом із товаром;
• попередню оплату, остаточний розрахунок за фактично поставлене і повернення надлишку передоплати або зарахування його в наступну поставку;
• якість і її підтвердження, комплектність, маркування, зворотну тару, гарантійний строк і залишковий строк придатності;
• приймання за кількістю й якістю, акт невідповідності з викликом представника постачальника, відмову від прийняття товару.

🎯 Чим відрізняється специфікація від договору поставки

Договір поставки встановлює загальні правила на весь строк співпраці. Специфікація — окремий документ під конкретну поставку: вона не замінює договору, а доповнює його, і умови, не визначені в ній, беруться з договору. Тому її оформлюють, коли договір уже підписано, а потрібно погодити нову партію, інший асортимент, нові ціни чи умови доставки. Якщо ж партії фіксуються видатковими накладними без окремої специфікації, підійде договір поставки без специфікації (за замовленнями).

🤝 Коли і з ким укладати

Постачальником і покупцем можуть бути юридичні особи або ФОП. У шапці зазначають номер додатка, номер і дату договору поставки. З трьох пунктів про передання товару залишають один; пункти про відхилення кількості, зворотну тару й залишковий строк придатності — лише там, де вони потрібні, інакше їх видаляють. Порядок оплати сторони визначають самі: повна чи часткова передоплата або оплата з відстроченням після поставки.

Специфікація набирає чинності з дня підписання, є невід’ємною частиною договору й діє до повного виконання зобов’язань за нею. Її складають на папері у двох примірниках або в електронній формі з електронними підписами уповноважених осіб сторін.

📄 Формат

Файл .docx українською мовою під назвою «Специфікація» з шапкою для номера додатка, номера й дати договору поставки: таблиця товару на шість рядків і рядок «Разом», прочерки для даних, три варіанти пункту про передання товару, підказки зі зірочкою, які видаляються після заповнення.

👤 Кому підходить

Постачальникам і покупцям, які працюють за договором поставки й на кожну партію оформлюють окрему специфікацію, а також менеджерам із продажу й закупівель і бухгалтерам. Документ потрібен, коли договір уже є, а умови нової поставки треба закріпити письмово.

🔗 Пов’язані документи

• Рамковий договір поставки товару партіями (зразок) — коли обрати: основного договору ще немає, а партії плануєте погоджувати специфікаціями.
• Договір поставки товару регулярними партіями (зразок) — коли обрати: поставки повторюються місяцями, і договір має продовжуватися щороку.
• Договір поставки без специфікації (за замовленнями) — коли обрати: партії дрібні й часті, і підписувати специфікацію на кожну незручно.
• Договір поставки товару для перепродажу — коли обрати: покупець купує товар партіями для подальшого продажу кінцевим клієнтам.
• Додаткова угода про зміну ціни — коли обрати: змінюються ціни за чинним договором, і нові специфікації мають складатися за ними.