Акт приёма-передачи дел при смене директора

Акт приёма-передачи дел при смене директора — документ, который фиксирует, что именно новый руководитель получил от предыдущего, а чего не получил. Образец в формате Word построен на десяти пунктах, семь из которых — таблицы: отдельно документы, печати, бухгалтерия, договоры и кадры, доступы, материальные ценности и — главное — то, что передать не удалось.

⚖️ Зачем нужен акт передачи дел

Решение владельцев и приказ говорят, кто теперь директор. Акт отвечает на другое — за что новый руководитель отвечает с первого дня, а за что нет. Без него недостача или отсутствующая первичка становятся проблемой того, кто пришёл последним: доказать, что документа не было на момент передачи, уже нечем. Именно поэтому здесь есть таблица «Не передано» с графой «Причина непередачи», а рядом — предупреждение, что пустая таблица толкуется не в вашу пользу: если не передано ничего, так и нужно написать.

📋 Что фиксирует акт передачи дел

• Учредительные и разрешительные документы — устав и изменения к нему, выписки из реестра, лицензии, разрешения, свидетельства, документы на имущество — с реквизитами и пометкой «оригинал или копия».
• Печати, штампы и бланки — с описанием и количеством, а отдельным подпунктом — что переданы они в исправном состоянии и оттиски сверены с рабочими.
• Состояние бухгалтерского учёта — отдельная строка под честную оценку: учёт ведётся полностью, нет первички за такой-то период, отчётность не подана. Именно она определяет, с какого момента начинается ответственность нового директора.
• Договоры, кадры и трудовые книжки — отдельная таблица с реквизитами и количеством листов.
• Ключи и доступы — ресурс, идентификатор, носитель; плюс подтверждение прежнего директора, что копий ключей и доступов он не сохранил.
• Электронная подпись не передаётся — сертификат прежнего руководителя отменяется, а новый получает собственный. Передача «флешки с ключом» является компрометацией: всё, подписанное им дальше, юридически будет считаться подписанным прежним директором, и отвечать будет именно он.
• Материальные ценности и инвентаризация — таблица со стоимостью, реквизиты инвентаризационных описей и строка для расхождений между учётом и фактом.
• Не передано — название, причина, объяснение того, кто передаёт, и прямое условие: за отсутствие этих документов и имущества и за последствия их отсутствия новый директор не отвечает.

🎯 Чем отличается от приказа о вступлении в должность

Приказ — распорядительный документ: в нём директор даёт поручения себе и подчинённым. Акт двусторонний: его подписывают оба директора, и он фиксирует факт, а не намерение. Приказ может лишь обязать принять дела; что именно принято, видно только из акта.

Разница заметна и в последствиях. Приказ никуда не подаётся, а акт становится доказательством: в корпоративном споре, при налоговой проверке или когда выясняется, что части документов нет. Поэтому в нём предусмотрено присутствие свидетелей, а на случай отказа подписать — отдельный акт при участии не менее двух свидетелей и односторонний приём с описью полученного.

🤝 Когда и как составляют акт

Акт составляют в день приёма-передачи дел — тем же днём, на который проводят инвентаризацию. В нём указывают адрес передачи и, по желанию сторон, присутствующих: главного бухгалтера, участника общества или членов комиссии. Подсказка советует не пренебрегать этим, если отношения напряжённые.

Количество экземпляров вписывается самостоятельно — по одному каждой стороне и один обществу. Со дня подписания ответственность за сохранность переданных документов, печатей и ценностей несёт тот, кто дела принял.

📄 Формат и что придётся вписать

Редактируемый шаблон Word (.docx) с пустыми таблицами под ваш перечень. Вписать нужно номер и дату акта, город, данные обоих директоров с паспортными и контактными реквизитами, реквизиты решения о смене руководителя, адрес и дату передачи, присутствующих, состояние бухучёта, даты инвентаризационных описей, расхождения, непереданное с причинами, замечания сторон и количество экземпляров.

Пояснения к пунктам отмечены звёздочкой и припиской «Удалить после заполнения»: они подсказывают, что именно писать в графах и почему определённые строки нельзя оставлять пустыми.

👤 Кому подходит

Образец для обоих директоров — того, кто складывает полномочия, и того, кто их принимает. Первому он нужен, чтобы зафиксировать предел своей ответственности и доказать, что дела переданы; второму — чтобы не унаследовать чужую недостачу. Так же его используют бухгалтер и участники общества, когда контролируют передачу.

🔗 Связанные документы

• Протокол общего собрания участников о смене директора ООО — когда выбрать: нужно решение, во исполнение которого составляется этот акт, а участников двое или больше.
• Решение единственного участника о смене директора ООО — когда выбрать: владелец один и решение о смене руководителя принимает сам.
• Приказ о вступлении в должность директора ООО — когда выбрать: новому руководителю нужно оформить внутренний документ о начале работы, учёте и праве подписи.
• Смена директора ООО: пакет из 4 документов — когда выбрать: акт — лишь один шаг, а нужно закрыть всю смену руководителя от решения до банка.