Посадова інструкція секретаря керівника

Посадова інструкція секретаря керівника — це документ, який визначає завдання, обов’язки, права та відповідальність працівника, що забезпечує діловодство й організаційну підтримку керівника. Готовий зразок у форматі Word складено за Класифікатором професій — залишається адаптувати його під обсяг роботи вашої приймальні.

⚖️ Навіщо потрібна посадова інструкція секретаря керівника

Через секретаря проходять документи, кореспонденція й доручення керівника, тож від його акуратності залежить порядок у діловодстві й строки виконання. Інструкція фіксує обов’язки з реєстрації документів, підготовки їх на підпис, контролю за виконанням наказів і розпоряджень. Без документа складно чітко окреслити коло завдань секретаря, який часто поєднує кілька функцій, і розмежувати їх від кадрової чи бухгалтерської роботи. Наявність інструкції очікує Держпраці й упорядковує роботу приймальні.

📋 Що містить посадова інструкція

• Загальні положення — підпорядкування керівнику, обсяг діловодства, порядок заміщення.
• Завдання та обов’язки — приймання й попередній розгляд кореспонденції, ведення діловодства й реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів, приймання документів на підпис і перевірка їх оформлення, підготовка матеріалів для керівника, контроль за виконанням наказів і доручень, організація телефонних переговорів і приймання відвідувачів.
• Права — вимагати належного оформлення документів, що подаються на підпис, отримувати довідкову інформацію, вносити пропозиції з організації діловодства.
• Відповідальність — за правильність ведення діловодства, збереження документів, своєчасність доведення доручень.
• Повинен знати — порядок ведення діловодства, правила оформлення документів, засади ділового етикету.
• Кваліфікаційні вимоги та взаємовідносини — освіта і навички, порядок взаємодії з підрозділами й керівником.

🎯 Чим відрізняється цей шаблон

Це інструкція адміністративного помічника керівника: у центрі — діловодство, реєстрація документів і організаційна підтримка, а не кадровий облік чи бухгалтерські операції. На малих підприємствах секретар часто поєднує кадрові функції — тоді цю інструкцію доповнюють обов’язками інспектора з кадрів. Шаблон легко адаптувати під ваш обсяг завдань.

🤝 Коли і хто затверджує

Затверджує інструкцію керівник при введенні посади секретаря; обсяг обов’язків узгоджується з фактичними завданнями приймальні. Потрібна підприємствам і установам із власним діловодством. Знадобиться керівнику, відділу кадрів і самому секретарю.

📄 Формат

Ви отримуєте файл Microsoft Word (.docx), готовий до заповнення: замість прочерків підставляєте обсяг діловодства й підпорядкування. Доопрацювання займає кілька хвилин, після чого документ роздруковують для ознайомлення під підпис.

👤 Кому підходить

Підприємствам, установам і приймальням керівників, які вводять посаду секретаря (секретаря-референта). Стане в пригоді керівникам, кадровим службам і офіс-менеджерам.

🔗 Пов’язані документи

• Посадова інструкція інспектора з кадрів — коли ведете кадровий облік і накази.
• Посадова інструкція директора підприємства — коли наймаєте керівника підприємства.
• Посадова інструкція менеджера з персоналу — коли потрібен добір і розвиток персоналу.