Положення про паперовий та електронний документообіг на підприємстві

Положення про паперовий та електронний документообіг на підприємстві — внутрішній локальний акт, який визначає, як на підприємстві створюють, реєструють, відправляють, зберігають і знищують службові документи в паперовій та електронній формах. Зразок у форматі Word є інструкцією з діловодства з трьома додатками: таблицею строків зберігання, прикладом номенклатури справ і аркушем ознайомлення.

⚖️ Навіщо потрібне положення

Положення встановлює єдині засади для паперових та електронних документів: документ проходить лише в одній формі, реєструється один раз, а оригіналом електронного документа є його примірник з обов’язковими реквізитами й підписом автора.

Документ розроблено відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України № 1000/5, і Переліку типових документів зі строками зберігання, затвердженого наказом № 578/5. Він визначає відповідальних за діловодство, архів і систему електронного документообігу та встановлює дисциплінарну відповідальність за порушення.

📋 Що регулює положення

• відповідальних осіб: за діловодство, архів, адміністрування системи електронного документообігу, облік засобів КЕП і резервне копіювання;
• право підпису, візування, заборону факсиміле, печатку й засвідчення копій;
• приймання вхідних документів, перевірку цілісності й електронного підпису;
• реєстрацію в журналах чи в системі, окремий облік наказів і договорів, строки виконання й контроль;
• відправлення документів без дублювання на папері того, що вже надіслано електронно;
• електронний документообіг: КЕП або УЕП, оригінал і копії, зберігання, резервні копії, доступ;
• кадрові документи: окрема реєстрація наказів, ознайомлення під підпис або електронно;
• бухгалтерські документи, номенклатуру й формування справ, архів, експертизу цінності, знищення документів і діловодство в особливий період.

🎯 Чим відрізняється положення про документообіг

Це внутрішній документ для працівників підприємства. Домовленостей з контрагентами він не замінює: за пунктом 7.12 електронний документообіг з ними здійснюється на підставі договору чи угоди про обмін електронними документами або умов основного договору. Положення визначає роботу з документами всередині, угода — обмін з конкретним партнером.

Практичні вставки: Додаток 1 перелічує основні документи зі статтями Переліку й мінімальними строками зберігання — від установчих документів до журналів обліку засобів КЕП, а Додаток 2 показує, як заповнити номенклатуру справ.

🤝 Коли і як затверджувати положення

Положення затверджують наказом керівника, воно набирає чинності з дня затвердження; працівників ознайомлюють під підпис або електронно. За підказками пункт про структурні підрозділи видаляють, якщо їх немає, обов’язки відповідальних можна покласти на одну особу, а журнальну реєстрацію Правила рекомендують лише за невеликого обсягу документообігу.

Для невеликого бізнесу: роботодавець на спрощеному режимі трудових відносин застосовує кадровий розділ за власним рішенням, а фізичних осіб — підприємців Правила серед адресатів не називають. Новостворене підприємство не пізніше року з початку діяльності подає номенклатуру справ на розгляд державної архівної установи чи архівного відділу міської ради.

📦 Що входить у комплект

Word-шаблон містить положення і 3 додатки:

• Положення про паперовий та електронний документообіг на підприємстві — основний текст із 14 розділів.
• Додаток 1 — основні документи підприємства і строки їх зберігання за Переліком з приміткою щодо податкових перевірок.
• Додаток 2 — номенклатура справ: приклад заповнення з індексами, заголовками справ і строками.
• Додаток 3 — аркуш ознайомлення працівників з положенням.

📄 Формат

Редагований документ .docx із грифом «Затверджено»: прочерки для найменування підприємства, реквізитів наказу, посад відповідальних осіб, назви системи, строків і складу експертної комісії. Підказки зі зірочкою видаляються після заповнення.

👤 Кому підходить

Товариствам та іншим підприємствам, які переходять на електронний документообіг або впорядковують діловодство й архів, а також діловодам, кадровикам і бухгалтерам, яким потрібні правила реєстрації, зберігання та знищення документів в одному затвердженому акті.

🔗 Пов’язані документи

• Додаткова угода про запровадження електронного документообігу (ЕДО) — коли обрати: обмін електронними документами треба погодити з контрагентом за договором.
• Положення про обробку та захист персональних даних працівників — коли обрати: потрібен окремий локальний акт щодо персональних даних, на який положення про документообіг посилається.
• Положення про відділ кадрів — коли обрати: треба визначити завдання й функції кадрової служби.
• Правила внутрішнього трудового розпорядку — коли обрати: потрібен локальний акт про режим роботи й трудову дисципліну.