Должностная инструкция секретаря руководителя

Должностная инструкция секретаря руководителя — это документ, который определяет задачи, обязанности, права и ответственность работника, обеспечивающего делопроизводство и организационную поддержку руководителя. Готовый образец в формате Word составлен по Классификатору профессий — остаётся адаптировать его под объём работы вашей приёмной.

⚖️ Зачем нужна должностная инструкция секретаря руководителя

Через секретаря проходят документы, корреспонденция и поручения руководителя, поэтому от его аккуратности зависят порядок в делопроизводстве и сроки исполнения. Инструкция фиксирует обязанности по регистрации документов, подготовке их на подпись, контролю за исполнением приказов и распоряжений. Без документа сложно чётко очертить круг задач секретаря, который часто совмещает несколько функций, и разграничить их от кадровой или бухгалтерской работы. Наличие инструкции ожидает Гоструда и упорядочивает работу приёмной.

📋 Что содержит должностная инструкция

• Общие положения — подчинённость руководителю, объём делопроизводства, порядок замещения.
• Задачи и обязанности — приём и предварительное рассмотрение корреспонденции, ведение делопроизводства и регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, приём документов на подпись и проверка их оформления, подготовка материалов для руководителя, контроль за исполнением приказов и поручений, организация телефонных переговоров и приём посетителей.
• Права — требовать надлежащего оформления документов, подаваемых на подпись, получать справочную информацию, вносить предложения по организации делопроизводства.
• Ответственность — за правильность ведения делопроизводства, сохранность документов, своевременность доведения поручений.
• Должен знать — порядок ведения делопроизводства, правила оформления документов, основы делового этикета.
• Квалификационные требования и взаимоотношения — образование и навыки, порядок взаимодействия с подразделениями и руководителем.

🎯 Чем отличается этот шаблон

Это инструкция административного помощника руководителя: в центре — делопроизводство, регистрация документов и организационная поддержка, а не кадровый учёт или бухгалтерские операции. На малых предприятиях секретарь часто совмещает кадровые функции — тогда эту инструкцию дополняют обязанностями инспектора по кадрам. Шаблон легко адаптировать под ваш объём задач.

🤝 Когда и кто утверждает

Утверждает инструкцию руководитель при введении должности секретаря; объём обязанностей согласуется с фактическими задачами приёмной. Нужна предприятиям и учреждениям с собственным делопроизводством. Пригодится руководителю, отделу кадров и самому секретарю.

📄 Формат

Вы получаете файл Microsoft Word (.docx), готовый к заполнению: вместо прочерков подставляете объём делопроизводства и подчинённость. Доработка занимает несколько минут, после чего документ распечатывают для ознакомления под подпись.

👤 Кому подходит

Предприятиям, учреждениям и приёмным руководителей, которые вводят должность секретаря (секретаря-референта). Пригодится руководителям, кадровым службам и офис-менеджерам.

🔗 Связанные документы

• Должностная инструкция инспектора по кадрам — когда ведёте кадровый учёт и приказы.
• Должностная инструкция директора предприятия — когда нанимаете руководителя предприятия.
• Должностная инструкция менеджера по персоналу — когда нужен подбор и развитие персонала.