Договір комплексного забезпечення офісу

Договір комплексного забезпечення офісу — рамкова угода, за якою один Постачальник постачає Покупцю офісне обладнання, меблі, техніку, канцтовари та інше приладдя окремими партіями на підставі заявок. Для компаній, які хочуть закрити всі офісні потреби через одного контрагента, а не укладати десятки окремих договорів. Готовий зразок у форматі Word — до заповнення й підписання.

⚖️ Навіщо потрібен договір комплексного забезпечення офісу

Розрізнені разові закупівлі залишають Покупця без гарантій якості, чітких строків та механізму повернення браку. Договір задає єдину рамку: один постачальник, спільні умови оплати, гарантії й відповідальність за прострочення, а конкретика кожної партії — у Специфікації. Покупець отримує передбачувані строки, супровідні документи (видаткова накладна, рахунок-фактура, сертифікати якості) та захищений порядок приймання. Постачальник гарантує, що товар новий, належить йому й вільний від застав, арештів і прав третіх осіб.

📋 Що регулює договір

• Предмет — комплексне постачання — обладнання, меблі, техніка й канцтовари окремими партіями за заявками.
• Заявка → Специфікація — за письмовою заявкою Постачальник готує Специфікацію з остаточним асортиментом, кількістю, ціною та строком поставки.
• Ціна та розрахунки — ціна за одиницю включає пакування, маркування, доставку й податки; оплата безготівкою у визначений строк від підписання видаткової накладної.
• Умови поставки — доставка й розвантаження коштом Постачальника; поставка за різними адресами.
• Приймання-передача — за видатковою накладною з перевіркою кількості й асортименту; при розбіжностях — двосторонній Акт.
• Гарантії — гарантійний строк за виробником; безоплатний ремонт або заміна браку.
• Відповідальність — пеня за прострочення поставки й оплати (подвійна ставка НБУ), штраф 20% за товар неналежної якості.
• Конфіденційність і форс-мажор — нерозголошення на строк дії плюс 3 роки; звільнення від відповідальності за форс-мажору з підтвердженням ТПП України.

🤝 Коли і з ким укладати

Договір укладають Постачальник (компанія, що комплексно забезпечує офіси) та Покупець (організація, яка налагоджує постійне постачання всього для офісу). Він розрахований на тривалі відносини з періодичними закупівлями: кожна партія замовляється окремою заявкою, умови поставки — Специфікацією.

🎯 Чим відрізняється від інших договорів постачання

На відміну від вузьких договорів на один вид товару (лише оргтехніка, меблі чи канцелярія), цей охоплює комплексне забезпечення офісу під ключ — обладнання, меблі, техніку й канцтовари РАЗОМ, одним контрагентом.

📦 Що входить у комплект

Готовий шаблон у форматі Word містить договір і 4 додатки:

• Договір комплексного забезпечення офісу — основний текст: предмет, ціна та розрахунки, порядок замовлення й поставки, приймання-передача, гарантії, відповідальність, конфіденційність, форс-мажор, вирішення спорів.
• Додаток №1. Заявка — форма замовлення партії з найменуванням, одиницею виміру, кількістю, адресою доставки та контактною особою.
• Додаток №2. Специфікація — таблиця з найменуванням, кількістю, ціною за одиницю та вартістю партії, строком і адресою поставки.
• Додаток №3. Акт приймання-передачі товару — підтверджує передачу партії за видатковою накладною й відсутність претензій щодо кількості, асортименту та якості.
• Додаток №4. Акт про виявлені недоліки (Дефектний акт) — фіксує нестачі, пошкодження чи несправності та рішення про заміну, ремонт або допоставку.

📄 Формат

Файл у форматі Word (.docx). У шаблоні залишені прочерки для даних сторін, реквізитів, сум, строків і адрес — заповнюєте під свою угоду й підписуєте. Порядок «заявка — специфікація — поставка — приймання», гарантії та санкції прописані для обох сторін.

👤 Кому підходить

Постачальникам, які комплексно обслуговують офіси, і компаніям-покупцям, що ведуть постійне постачання меблів, техніки, обладнання та канцтоварів через одного контрагента. Якщо потрібен договір лише на один вид товару (комп’ютери, оргтехніка чи канцелярія окремо), скористайтеся профільними шаблонами нижче.

🔗 Пов’язані документи

• Договір постачання комп’ютерного обладнання та оргтехніки
• Договір постачання офісної техніки
• Договір постачання канцелярських товарів та офісного приладдя
• Договір постачання та введення в експлуатацію обладнання