Отчёт организатора публичного сбора пожертвований

Отчёт организатора публичного сбора пожертвований — документ, которым человек или компания, что вела сбор в пользу благотворительной организации, показывает ей всё собранное и всё сданное. Готовый образец в формате Word построен на пяти таблицах, последняя из которых сводит поступления и передачи в один итог.

⚖️ Зачем нужен

Пока сбор идёт, деньги поступают разными путями: на счёт, через платёжный сервис, наличными в ящик, имуществом. В конце периода кто-то должен сложить эти потоки вместе и показать, сколько из них уже дошло до организации. Именно это делает отчёт. Его ценность — в сопоставлении: в итоговой таблице рядом стоят собрано, перечислено, сдано наличными, передано имущества, возмещено расходов и остаток, который ещё не сдан. Поэтому расхождение между целевой суммой и фактом видно сразу, и для него в бланке есть отдельная строка пояснений. Ещё одну функцию выполняет подпись организатора: ею он подтверждает, что собирал в определённых местах и способами, собранное передал организации и сам им не пользовался.

📋 Что содержит

• Общие сведения — цель сбора, место и срок, целевую сумму и отчётный период, за который составлен документ.
• Денежные поступления — дату, канал, благотворителя, подтверждающий документ и сумму каждого поступления.
• Защиту данных благотворителей — сведения о лице вносятся только с его согласия.
• Натуральные поступления — название имущества, единицу, количество и оценку, которую делают для учёта, а не для продажи.
• Наличные по актам — номер ящика, место, дату вскрытия, реквизиты акта и сумму по каждому вскрытию.
• Движение собранного — сколько собрано всего, сколько перечислено на счёт, сдано в кассу и передано имуществом.
• Расходы и остаток — возмещённые расходы на организацию сбора и сумму, ещё не сданную на конец периода.
• Пояснение расхождений — свободную строку о том, почему фактически собранное отличается от целевой суммы.
• Подтверждения организатора — о местах и способах сбора, передаче собранного и достоверности приведённых сведений.
• Отметку получателя — принято без замечаний, с замечаниями или не принято, содержание замечаний, срок устранения и дата рассмотрения.

🎯 Чем отличается отчёт организатора от финансового отчёта фонда

Это два разных документа с разными адресатами. Финансовый отчёт организация публикует для всех: он показывает структуру её доходов и расходов, и доступ к нему открыт по запросу. Отчёт организатора адресован самой организации и охватывает только один сбор за один период — поэтому в нём есть то, чего в финансовом отчёте не бывает: номера ящиков, реквизиты актов вскрытия и строка об остатке, который сборщик ещё не успел сдать. Различна и судьба документа: финансовый отчёт публикуют, а этот сначала рассматривают и принимают, и лишь потом обнародуют тем же способом, каким публиковалось объявление о сборе. Сам бланк написан под сбор в пользу фонда и входит в комплект соответствующего договора — отдельно его берут тогда, когда договор уже есть.

🤝 Когда и как составляют

Промежуточные отчёты составляют с периодичностью, согласованной в договоре, а итоговый — после завершения сбора в определённый срок. Сначала сводят поступления по каждому каналу, потом переносят суммы из актов вскрытия ящиков, и уже тогда заполняют итоговую таблицу движения денег. К отчёту прилагают заверенные копии подтверждающих документов: выписки со счетов, акты вскрытия, акты передачи, платёжные документы, квитанции и накладные. Дальше организация рассматривает отчёт и ставит свою отметку.

📄 Формат

Файл .docx открывается в Microsoft Word, LibreOffice и Google Документах. Прочерки оставлены под номер и дату отчёта, город, данные организатора и наименование организации, реквизиты договора, перечень приложенных копий и отметку о рассмотрении. Все пять таблиц даны пустыми строками под заполнение. Это редактируемый образец на русском языке, а не бланк с закрытыми полями.

👤 Кому подходит

Волонтёрам и компаниям, которые вели сбор в пользу благотворительной организации и должны перед ней отчитаться. Фондам, принимающим такие отчёты и желающим получать их в одинаковом виде. Бухгалтерам, которым нужна сводка поступлений со ссылками на подтверждающие документы.

🔗 Связанные документы

• Договор о публичном сборе пожертвований в пользу фонда — когда выбрать: нужен сам договор, по которому подаётся этот отчёт.
• Акт вскрытия ящика для сбора пожертвований — когда выбрать: нужен бланк, суммы из которого переносятся в отчёт.
• Положение о благотворительной программе — когда выбрать: сбор ведётся в рамках программы, по которой организация отчитывается отдельно.