Акт вскрытия ящика для сбора пожертвований

Акт вскрытия ящика для сбора пожертвований — документ, которым комиссия благотворительной организации фиксирует, сколько наличных обнаружено в ящике, в каком состоянии была пломба и куда эти деньги сданы. Готовый образец в формате Word построен на семи пунктах и содержит две таблицы: номиналов купюр и других обнаруженных ценностей.

⚖️ Зачем нужен

Наличные из ящика — единственная часть публичного сбора, у которой нет банковского следа. Пока их не пересчитали и не записали, никто не может сказать, сколько именно людей положили и сколько. Акт создаёт этот след: сумму считает не один человек, а комиссия, и каждый её член подписывает строку о том, что пересчёт проведён в полном объёме, а указанная сумма достоверна. Вторую часть работы выполняет описание состояния ящика: если пломба повреждена или есть признаки постороннего вмешательства, это фиксируется здесь и становится основанием разбираться дальше. Именно акт даёт основание оприходовать деньги: в нём есть строки под номер приходного кассового ордера и реквизиты счёта, а в отчёте организатора наличные показываются отдельной таблицей по актам вскрытия.

📋 Что фиксирует

• Комиссию — председателя и членов, а также приказ или распоряжение руководителя, которым утверждён её состав.
• Место вскрытия — служебное помещение организации с адресом.
• Ящик — инвентарный или номенклатурный номер, место размещения и дату установки.
• Основание сбора — кто именно собирал пожертвования и по какому документу: договору о публичном сборе или нотариально удостоверенной доверенности.
• Состояние пломбы — целая или повреждённая, наличие признаков постороннего вмешательства и описание повреждений.
• Таблицу номиналов — строки «номинал — количество — сумма» с итогом и общей суммой прописью.
• Другие ценности — иностранную валюту, банковские металлы и имущество с оценкой, которая делается для учёта и не является ценой продажи.
• Оприходование — номер и дату приходного кассового ордера и реквизиты счёта, на который зачислены деньги.
• Подтверждения комиссии — присутствие всех указанных лиц, полноту пересчёта, замечания или их отсутствие и составление акта в двух экземплярах.
• Судьбу ящика — повторное опломбирование и возврат на место либо снятие с размещения.

🎯 Чем отличается акт вскрытия ящика от отчёта организатора

Акт — об одном эпизоде: одном ящике, одном дне, одной сумме наличных, которую пересчитали при свидетелях. Отчёт — о периоде: он сводит вместе все каналы поступлений, в том числе суммы из нескольких актов, и показывает движение денег к организации. Поэтому акт подписывает комиссия, а отчёт составляет организатор сбора и подаёт его на рассмотрение. Отсюда и порядок: сначала составляется акт, и только потом его номер, дата и сумма попадают в соответствующую строку отчёта. Этот же лист входит в комплект договора о публичном сборе пожертвований в пользу фонда, поэтому отдельно его покупают тогда, когда договор уже подписан, а бланка акта под рукой нет.

🤝 Когда и как составляют

Ящик вскрывают с периодичностью, согласованной в договоре, а также в день завершения сбора. Его доставляют в служебное помещение организации, не нарушая пломбы, комиссия проверяет состояние, вскрывает ящик и пересчитывает наличные. Сразу после этого заполняют таблицы, подписывают акт и передают деньги в кассу или зачисляют на счёт в установленный срок. По договору, в комплекте которого идёт этот акт, до его составления собранные наличные не используют и не тратят.

📄 Формат

Файл .docx открывается в Microsoft Word, LibreOffice и Google Документах. Прочерки оставлены под номер и дату акта, город, данные руководителя и реквизиты приказа о комиссии, состав комиссии, наименование организации и адрес помещения, номер ящика, место и дату его установки, основание сбора, состояние пломбы, суммы, реквизиты кассового ордера и счёта. Таблицы даны пустыми строками под заполнение. Это редактируемый образец на русском языке, а не бланк с закрытыми полями.

👤 Кому подходит

Благотворительным фондам, которые собирают наличные в ящики в магазинах, заведениях или на мероприятиях. Бухгалтерам, которым нужен документ для оприходования наличных. Волонтёрам-организаторам, отчитывающимся перед организацией за собранное.

🔗 Связанные документы

• Договор о публичном сборе пожертвований в пользу фонда — когда выбрать: нужен сам договор, в комплекте которого идёт этот акт.
• Отчёт организатора публичного сбора пожертвований — когда выбрать: нужно свести суммы из нескольких актов за отчётный период.
• Доверенность на публичный сбор благотворительных пожертвований — когда выбрать: сбор ведёт поверенный от имени организации.