Отчёт об использовании благотворительной помощи

Отчёт об использовании благотворительной помощи — документ, которым приобретатель отчитывается благотворителю, на что израсходованы переданные средства или имущество. Готовый образец в формате Word построен на четырёх разделах и трёх таблицах, дающих простую арифметику: сколько получено, сколько использовано по назначению и какой остаток остался на конец отчётного периода.

⚖️ Зачем нужен

Когда у помощи есть целевое назначение, именно отчёт показывает, что оно соблюдено. Для благотворителя это единственный способ увидеть судьбу своих денег без неудобных разговоров: в таблице расходов каждая строка имеет дату, содержание расхода, получателя средств, реквизиты подтверждающего документа и сумму. Для приобретателя отчёт полезен даже больше — он снимает подозрение заранее. Приобретатель прямо подтверждает, что помощь использована исключительно по целевому назначению, а сведения достоверны, и прилагает заверенные копии подтверждающих документов: договоров, актов, накладных, расходных и фискальных чеков, платёжных документов, а при необходимости фото- и видеоматериалы. Отдельно предусмотрено то, что в жизни случается чаще идеального сценария, — раздел для пояснения расхождений между запланированным и фактическим использованием.

📋 Что фиксирует

• Стороны и основание — приобретателя, составившего отчёт, благотворителя, который его принимает, и договор о предоставлении благотворительной помощи с номером и датой.
• Полученную помощь — форму и размер: сумму в гривнах либо описание имущества, а также дату получения.
• Целевое назначение — то, на что помощь передавалась, и отчётный период, за который составлен отчёт.
• Расходы построчно — таблицу, где каждый расход имеет дату, содержание, получателя средств, подтверждающий документ и сумму.
• Расшифровку граф — в графе «Расход» указывают приобретённый товар, выполненную работу или оказанную услугу, в графе «Документ» — вид, номер и дату подтверждающего документа.
• Итоги периода — отдельную таблицу с тремя строками: получено помощи, использовано по целевому назначению, остаток неиспользованной помощи.
• Судьбу остатка — его используют по тому же целевому назначению в следующем отчётном периоде либо возвращают благотворителю в порядке, установленном договором.
• Пояснение расхождений — отдельную строку под описание того, почему фактическое использование отличалось от запланированного.

🎯 Чем отличается от акта и отчёта организатора сбора пожертвований

Акт и отчёт стоят в разных точках времени. Акт приёма-передачи фиксирует момент, когда помощь перешла из рук в руки, и на этом его роль заканчивается. Отчёт начинается там, где акт закончился. Поэтому в акте есть таблица переданного имущества, а здесь — таблица расходов с подтверждающими документами. Второе отличие — адресат. Отчёт организатора публичного сбора пожертвований адресован неопределённому кругу людей, жертвовавших на счёт или в ящик, и строится вокруг общих сумм. Этот отчёт адресный: в нём есть конкретный благотворитель, конкретный договор и подпись «принял отчёт» с его стороны. То есть это документ двусторонних отношений, а не публичная отчётность.

🤝 Когда и с кем составляют

Отчёт составляют после завершения отчётного периода, определённого договором, либо когда помощь израсходована полностью. Если помощь поступала частями, отчётов будет несколько — каждый со своим периодом и остатком, который переходит дальше. Составляет его приобретатель: организация или физическое лицо, получившее помощь. Принимает благотворитель — его подпись в конце означает, что отчёт принят без возражений. Вместе с отчётом удобно отправить письмо-благодарность.

📄 Формат

Файл .docx открывается в Microsoft Word, LibreOffice и Google Документах. Прочерки оставлены под номер и дату отчёта, город, наименования приобретателя и благотворителя, реквизиты договора, графы общих сведений, строки таблицы расходов, итоговые суммы и пояснение расхождений. Таблицы пустые — строки добавляются под фактическое количество расходов. Это редактируемый образец на русском языке, а не бланк с закрытыми полями.

👤 Кому подходит

Благотворительным фондам и общественным организациям, регулярно отчитывающимся перед донорами. Учреждениям образования, здравоохранения и социальной защиты, получающим целевую помощь на конкретную потребность. Волонтёрским инициативам и физическим лицам, получившим адресную помощь на лечение, обучение или восстановление жилья и обязанным подтвердить расходы.

🔗 Связанные документы

• Договор о предоставлении благотворительной помощи — когда выбрать: договора ещё нет; этот отчёт уже входит в комплект как приложение.
• Акт приёма-передачи благотворительной помощи — когда выбрать: нужно зафиксировать саму передачу, а не расходы.
• Отчёт организатора публичного сбора пожертвований — когда выбрать: отчитываться надо перед всеми, кто жертвовал, а не перед одним благотворителем.
• Письмо-благодарность за благотворительную помощь — когда выбрать: вместе с отчётом нужно поблагодарить благотворителя.