Договір про повну матеріальну відповідальність: з ким можна укладати, а з ким – ні

Повна і обмежена відповідальність: різниця, яка коштує грошей

За загальним правилом статті 132 Кодексу законів про працю працівник відповідає за шкоду в розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку. Це і є обмежена відповідальність, вона діє за замовчуванням і не потребує жодних додаткових паперів.

Повна відповідальність – виняток. Стаття 134 перелічує рівно десять випадків, коли працівник відшкодовує шкоду цілком. Письмовий договір про повну матеріальну відповідальність – лише перший пункт цього переліку. Поруч із ним стоять, наприклад, цінності, отримані за разовою довіреністю, шкода від дій із ознаками злочину, шкода в нетверезому стані, а з 2021 року – ще й недостача або пошкодження обладнання, виданого працівникові за договором про дистанційну чи надомну роботу.

Різниця відчутна на цифрах. Продавець із зарплатою 15 000 грн допустив нестачу на 60 000 грн. Якщо договір укладено законно – відповідає на всі 60 000. Якщо ні – максимум 15 000, і жодні підписи цього не змінять.

Дві умови зі статті 135-1, без яких договір не працює

Стаття 135-1 сформульована коротко, і кожне її слово має наслідки. Письмовий договір про повну матеріальну відповідальність можна укласти з працівником, який досяг вісімнадцятирічного віку та займає посаду або виконує роботу, безпосередньо пов’язану зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або використанням у процесі виробництва переданих йому цінностей.

Умова перша: 18 років

Вік перевіряється на дату підписання договору, а не на дату прийняття на роботу. Із сімнадцятирічним касиром або комірником договір укласти не можна: повної відповідальності він не створить навіть тоді, коли працівникові за тиждень виповнюється вісімнадцять. Правильний порядок простий – дочекатися дня народження і підписати договір тоді.

Умова друга: посада або робота з Переліку № 447/24

Стаття 135-1 не дає переліку сама, а відсилає до акта, який затверджується в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів. За роки незалежності свій перелік Україна так і не ухвалила, тому продовжує застосовуватися радянський – Перелік посад і робіт, затверджений постановою Державного комітету Ради Міністрів СРСР з праці та соціальних питань і Секретаріату ВЦРПС від 28 грудня 1977 року № 447/24. Він діє на підставі постанови Верховної Ради № 1545-XII, яка дозволила тимчасово застосовувати акти СРСР з питань, не врегульованих законодавством України.

Що це чинний орієнтир, підтверджують і державні органи. Держказначейство в листі від 1 лютого 2006 року № 07-04/218-919 прямо вказало: до прийняття Трудового кодексу України треба керуватися саме цим Переліком. Закон «Про дерадянізацію законодавства України» № 2215-IX від 21 квітня 2022 року його не зачепив: у доданому до Закону переліку є лише Укази Президії Верховної Ради СРСР і закони СРСР, а постанов Держкомпраці й ВЦРПС там немає взагалі.

На практиці цей критерій дає зрозумілу картину. Він явно охоплює касира, комірника, завідувача складу, продавця, експедитора – тих, кому цінності передають під звіт і хто за них звітує. І так само явно не охоплює тих, чия робота з цінностями не пов’язана взагалі, навіть якщо посада звучить відповідально.

Окремий випадок: дистанційна та надомна робота

У статті 135-1 є друга, самостійна підстава, і Перелік № 447/24 до неї не застосовується взагалі. Договір про повну матеріальну відповідальність можна укласти з працівником, який виконує роботу за трудовим договором про дистанційну або надомну роботу і користується обладнанням та засобами роботодавця, наданими йому для роботи. Ця норма з’явилася в 2021 році разом із пунктом 10 статті 134: якщо працівник звільняється і не повертає видану техніку, з нього стягується її балансова вартість.

З ким договір підписувати марно

Найпоширеніша практика в українському бізнесі – давати договір про повну матеріальну відповідальність усім новим працівникам разом із заявою про прийняття. Юридичної ваги ці підписи не мають.

Критерій статті 135-1 не спрацьовує для бухгалтера й головного бухгалтера, офіс-менеджера, юриста, маркетолога, HR, програміста, водія (самого по собі, без функції експедитора), охоронця: цінності їм не передають на зберігання, обробку чи продаж, вони з ними не працюють. Менеджер із продажу – залежно від того, що він робить насправді: якщо веде переговори й документи, критерій не спрацьовує; якщо фізично приймає й видає товар, спрацьовує. З директором історія окрема: керівник відповідає за іншими підставами, а за зайві грошові виплати чи неправильну постановку обліку стаття 133 передбачає якраз обмежену відповідальність.

Що з цього виходить у суді, Пленум Верховного Суду описав ще в постанові № 14 від 29 грудня 1992 року. Розглядаючи такий спір, суд зобов’язаний перевірити, чи належить відповідач до категорії працівників, з якими за статтею 135-1 може бути укладено договір, і чи був він взагалі укладений. За відсутності цих умов на працівника може бути покладена лише обмежена матеріальна відповідальність.

Тобто підписаний «про всяк випадок» договір не просто не допомагає – він створює у роботодавця хибне відчуття захищеності. Гроші, які здавалося б забезпечені підписом, виявляються незабезпеченими рівно в той момент, коли їх треба стягувати.

Колективна (бригадна) відповідальність: коли індивідуального договору замало

На складі, у магазині чи на виробничій дільниці з цінностями зазвичай працює не одна людина, а зміна. Розмежувати, хто саме винен у нестачі, неможливо. Для таких випадків стаття 135-2 дозволяє запровадити колективну (бригадну) матеріальну відповідальність.

Це не просто «договір, але на кількох». Стаття 135-2 вимагає рішення роботодавця, погодженого з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), і письмового договору з усіма членами бригади без винятку.

Деталі цієї процедури, на відміну від індивідуальної відповідальності, регулює вже український акт – наказ Міністерства праці № 43 від 12 травня 1996 року, яким затверджено перелік відповідних робіт, умови застосування і типовий договір. Радянську постанову з тим самим предметом цей наказ прямо визнав такою, що в Україні не застосовується. За його пунктом 2 бригадна відповідальність запроваджується за наявності одночасно двох умов: роботи з переліку виконуються спільно і розмежувати відповідальність кожного неможливо, а роботодавець створив умови, потрібні для нормальної роботи й повного збереження переданих цінностей.

На відміну від індивідуального переліку, цей опублікований повністю й доступний кожному. У ньому 13 позицій – зокрема касові операції; приймання платежів і виплата грошей не через касу; приймання на зберігання, обробка й видача цінностей на складах, базах, АЗС, у холодильниках, харчоблоках, сховищах, коморах і роздягальнях; продаж товарів і їх підготовка до продажу; приймання й обробка вантажу, багажу та поштових відправлень; ремонт машин, механізмів і техніки; операції з дорогоцінними металами й камінням та валютні операції; виготовлення й зберігання грошових знаків, цінних паперів і бланків суворого обліку; вирощування, годівля й розведення сільськогосподарських тварин; переробка сировини та комплектування готових виробів.

Сам типовий договір додає ще кілька правил, про які часто забувають: комплектування бригади відбувається на засадах добровільності, а зарахування нових працівників – за згодою колективу; при зміні керівника бригади або вибутті більше половини первісного складу договір потрібно переукласти.

Порядок тут важливіший за текст: без наказу й погодження договір повисає в повітрі, бо сама підстава для колективної відповідальності виникає з рішення роботодавця, а не з підписів бригади. Готова форма такого рішення є окремо – Наказ про встановлення колективної (бригадної) матеріальної відповідальності.

Скільки насправді можна стягнути

Розмір шкоди рахується не «як домовилися в договорі», а за статтею 135-3. Загальне правило: за фактичними втратами, на підставі даних бухгалтерського обліку, виходячи з балансової вартості (собівартості) цінностей за вирахуванням зносу згідно з установленими нормами.

Із цього правила є винятки. У разі розкрадання, недостачі, умисного знищення або умисного зіпсуття шкода рахується за цінами, що діють у даній місцевості на день відшкодування. На підприємствах громадського харчування і в комісійній торгівлі – за цінами, встановленими для продажу.

Окремо працює Порядок, затверджений постановою Кабінету Міністрів № 116 від 22 січня 1996 року. Він стосується збитків від розкрадання, нестачі, знищення чи псування і сьогодні визначає розмір через незалежну оцінку за національними стандартами оцінки. Підвищувальні коефіцієнти, через які колись рахували шкоду в кратному розмірі, з цього Порядку вилучено ще у 2011 році. Тож умова договору на кшталт «працівник відшкодовує подвійну вартість» законної сили не має.

Порядок стягнення: наказ, два тижні, сім днів, суд

Стаття 136 розводить дві ситуації. Якщо сума шкоди не перевищує середнього місячного заробітку працівника, роботодавець покриває її своїм розпорядженням, утримуючи із зарплати. Але строки жорсткі: розпорядження має бути видане не пізніше двох тижнів з дня виявлення шкоди і звернене до виконання не раніше семи днів з дня повідомлення про це працівникові. Пропустили двотижневий строк – утримувати вже не можна, залишається тільки суд.

Якщо сума перевищує середній місячний заробіток або працівник не згоден з утриманням, шлях один – позов до місцевого загального суду. На це в роботодавця є рік із дня виявлення шкоди (частина третя статті 233). Строк рахується від виявлення, а не від заподіяння, і найчастіше днем виявлення стає дата завершення інвентаризації.

І ще одна межа, про яку часто забувають: за статтею 128 загальний розмір усіх відрахувань при кожній виплаті зарплати не може перевищувати 20% від суми, що належить до виплати. Тобто навіть законне утримання розтягується на кілька місяців.

Коли працівник не відповідає навіть за наявності договору

Договір не перетворює працівника на страхову компанію. Стаття 130 прямо виводить з-під відповідальності шкоду, яка належить до категорії нормального виробничо-господарського ризику, і шкоду, заподіяну в стані крайньої необхідності.

Ще один запобіжник – стаття 131: роботодавець зобов’язаний створити умови, необхідні для повного збереження дорученого майна. Склад без замка, приміщення, куди має доступ уся зміна, відсутність сигналізації чи обліку – це не проблема комірника. Суд, за статтею 137, зменшує розмір покриття, якщо шкода стала наслідком не лише поведінки працівника, а й відсутності умов збереження цінностей.

Нарешті, стаття 138 покладає обов’язок доказування на роботодавця. Саме він доводить і наявність прямої дійсної шкоди, і її розмір, і протиправність поведінки працівника, і його вину, і причинний зв’язок. Працівник не зобов’язаний доводити свою невинуватість.

Типові помилки роботодавців

• Договір з усіма підряд. Підпис бухгалтера чи менеджера під договором про повну відповідальність не створює цієї відповідальності. Замість нього для таких посад працюють інші інструменти: разові довіреності на конкретні цінності, чіткі посадові інструкції, договір про нерозголошення.
• Договір є, а передачі цінностей немає. Відповідальність настає за незабезпечення цілості майна, переданого працівникові. Якщо немає накладної, акта приймання-передачі чи інвентаризаційного опису на дату передачі, довести розмір нестачі майже неможливо.
• Бригадний договір без наказу й погодження. Колективна відповідальність запроваджується рішенням роботодавця за погодженням із профспілковим органом. Без цього кроку договір із бригадою не має підстави.
• Пропущені строки. Два тижні на розпорядження про утримання і рік на позов минають швидко, особливо якщо інвентаризацію відкладали.
• Утримання «під нуль». Списати всю зарплату в рахунок шкоди не можна: межа – 20% з кожної виплати.
• Немає письмових пояснень працівника. Пояснення до застосування стягнення – це не формальність, а доказ у майбутньому спорі про те, у чому саме полягала вина.

Часті запитання

Готовий договір про повну матеріальну відповідальність

Вище ми розібрали, кому такий договір узагалі можна давати, як рахується шкода і в які строки її стягують. Далі залишається технічна частина – текст, у якому вже враховані вимоги статей 135-1 і 135-3: опис переданих цінностей і місця їх зберігання, обов’язок участі в інвентаризації, порядок притягнення до відповідальності після письмових пояснень і застереження про те, що працівник не відповідає за шкоду не з його вини.

У каталозі є шість форм під різні ситуації – оберіть ту, що відповідає вашій:

• Договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність – класична складська форма: цінності на конкретному складі, інвентаризація, розмір шкоди за фактичними втратами.
• Договір про повну матеріальну відповідальність – коротка базова форма для простих ситуацій.
• Договір про повну матеріальну відповідальність працівника – з прив’язкою до посади за трудовим договором і до звітності про рух цінностей.
• Договір про повну матеріальну відповідальність робітника – під роботи зі зберігання, обліку, переміщення, обробки й транспортування цінностей, із припиненням після інвентаризації.
• Договір про матеріальну відповідальність (макс. для Роботодавця) – найдетальніша версія: приймання за документами, пояснення протягом доби, інвентаризація при звільненні, порядок відшкодування.
• Договір про колективну матеріальну відповідальність – для бригади, разом із наказом про її запровадження.