Акт розкриття скриньки для збору пожертв

Акт розкриття скриньки для збору пожертв — документ, яким комісія благодійної організації фіксує, скільки готівки виявлено у скриньці, у якому стані була пломба й куди ці гроші здано. Готовий зразок у форматі Word побудований на семи пунктах і містить дві таблиці: номіналів купюр та інших виявлених цінностей.

⚖️ Навіщо потрібен

Готівка зі скриньки — єдина частина публічного збору, у якої немає банківського сліду. Поки її не перерахували й не записали, ніхто не може сказати, скільки саме людей поклали й скільки. Акт створює цей слід: суму рахує не одна людина, а комісія, і кожен її член підписує рядок про те, що перерахування проведено в повному обсязі, а зазначена сума достовірна. Другу частину роботи виконує опис стану скриньки: якщо пломбу пошкоджено або є ознаки стороннього втручання, це фіксується тут і стає підставою розбиратися далі. Саме акт дає підставу оприбуткувати гроші: у ньому є рядки під номер прибуткового касового ордера й реквізити рахунку, а у звіті організатора готівка показується окремою таблицею за актами розкриття.

📋 Що фіксує

• Комісію — голову й членів, а також наказ або розпорядження керівника, яким затверджено її склад.
• Місце розкриття — службове приміщення організації з адресою.
• Скриньку — інвентарний або номенклатурний номер, місце розміщення й дату встановлення.
• Підставу збору — хто саме збирав пожертви та за яким документом: договором про публічний збір чи нотаріально посвідченою довіреністю.
• Стан пломби — ціла чи пошкоджена, наявність ознак стороннього втручання та опис пошкоджень.
• Таблицю номіналів — рядки «номінал — кількість — сума» з підсумком і загальною сумою словами.
• Інші цінності — іноземну валюту, банківські метали та майно з оцінкою, яка робиться для обліку й не є ціною продажу.
• Оприбуткування — номер і дату прибуткового касового ордера та реквізити рахунку, на який зараховано кошти.
• Підтвердження комісії — присутність усіх зазначених осіб, повнота перерахування, зауваження або їх відсутність і складення акта у двох примірниках.
• Долю скриньки — повторне опломбування й повернення на місце або зняття з розміщення.

🎯 Чим відрізняється акт розкриття скриньки від звіту організатора

Акт — про один епізод: одну скриньку, один день, одну суму готівки, яку перерахували при свідках. Звіт — про період: він зводить разом усі канали надходжень, зокрема й суми з кількох актів, і показує рух коштів до організації. Тому акт підписує комісія, а звіт складає організатор збору й подає його на розгляд. З цього випливає й порядок: спершу складається акт, і лише потім його номер, дата й сума потрапляють у відповідний рядок звіту. Цей самий аркуш входить у комплект договору про публічний збір пожертв на користь фонду, тож окремо його купують тоді, коли договір уже підписаний, а бланка акта під рукою немає.

🤝 Коли і як складають

Скриньку розкривають із періодичністю, погодженою в договорі, а також у день завершення збору. Її доставляють до службового приміщення організації, не порушуючи пломби, комісія перевіряє стан, розкриває скриньку й перераховує готівку. Одразу після цього заповнюють таблиці, підписують акт і передають гроші в касу або зараховують на рахунок у встановлений строк. За договором, у комплекті якого йде цей акт, до його складення зібрану готівку не використовують і не витрачають.

📄 Формат

Файл .docx відкривається у Microsoft Word, LibreOffice і Google Документах. Прочерки залишені під номер і дату акта, місто, дані керівника та реквізити наказу про комісію, склад комісії, найменування організації й адресу приміщення, номер скриньки, місце й дату її встановлення, підставу збору, стан пломби, суми, реквізити касового ордера та рахунку. Таблиці подані порожніми рядками під заповнення. Це редагований зразок українською мовою, а не бланк із замкненими полями.

👤 Кому підходить

Благодійним фондам, які збирають готівку у скриньки в магазинах, закладах або на заходах. Бухгалтерам, яким потрібен документ для оприбуткування готівки. Волонтерам-організаторам, що звітують перед організацією за зібране.

🔗 Пов’язані документи

• Договір про публічний збір пожертв на користь фонду — коли обрати: потрібен сам договір, у комплекті якого йде цей акт.
• Звіт організатора публічного збору пожертв — коли обрати: потрібно звести суми з кількох актів за звітний період.
• Довіреність на публічний збір благодійних пожертв — коли обрати: збір веде повірений від імені організації.