Акт приймання-передачі ТМЦ при зміні матеріально відповідальної особи

Акт приймання-передачі ТМЦ при зміні матеріально відповідальної особи — документ, яким комісія фіксує, які товарно-матеріальні цінності здає працівник, що звільняється або переводиться, і які приймає той, хто заступає на його місце. Готовий зразок у форматі Word побудований навколо результатів інвентаризації: залишається вписати реквізити наказу, перелік цінностей, виявлені розбіжності та підписи сторін і комісії.

⚖️ Навіщо потрібен

Без підписаного акта момент, з якого за цінності відповідає нова людина, лишається невизначеним — і будь-яка нестача, виявлена згодом, перетворюється на суперечку «це було до мене» проти «це вже за вас». Акт закриває питання датою: з дати його підписання відповідальність за збереження зазначених цінностей несе особа, яка їх прийняла.

Той, хто передає, отримує свій примірник — це підтвердження, що обов’язок зі здавання ввірених цінностей виконано. Роботодавцю акт потрібен як підстава внести зміни в облікові дані про матеріально відповідальну особу і зняти з підзвіту працівника, який цінності передав. Окремо в тексті застережено: підписання акта не позбавляє роботодавця права провести службове розслідування причин виявлених нестач і пошкоджень.

📋 Що фіксує акт

У шаблоні розмічені розділи, куди вносять:

• Підставу передавання — номер і дату наказу, за яким проведено інвентаризацію у зв’язку зі зміною матеріально відповідальної особи.
• Перелік цінностей — таблиця з найменуванням, одиницею виміру, кількістю та приміткою по кожній позиції.
• Підсумок передавання — скільки всього позицій передано та облікову вартість, якщо її потрібно зазначити.
• Супутнє майно — документи, ключі, печатки та засоби доступу, що передаються одночасно з цінностями.
• Розбіжності — нестачі, надлишки та пошкодження, виявлені під час звіряння фактичної наявності з обліковими даними, або запис про їх відсутність.
• Зауваження того, хто приймає — окремий рядок для претензій до кількості чи стану майна.
• Склад комісії — голова та члени комісії, у присутності яких відбувається передавання, і підписи обох сторін.

🎯 Чим відрізняється від інших актів приймання-передачі

Цей акт складають, коли майно лишається на підприємстві, а змінюється людина, яка за нього відповідає, — тому він комісійний і прив’язаний до інвентаризації. Акт приймання-передачі обладнання оформлюють між роботодавцем і працівником, коли техніку видають для роботи. Акт приймання-передачі вантажу фіксує розбіжності під час перевезення за товарно-транспортною накладною. Акт приймання-передачі транспортного засобу закріплює автомобіль за водієм із показаннями лічильника пробігу та залишком пального. Тут предмет інший — увесь підзвітний залишок цінностей, за який працівник відповідає перед роботодавцем.

🤝 Коли і хто складає

Акт складають за результатами інвентаризації — до того як працівник, що звільняється або переводиться, фактично залишить посаду. Підписують дві сторони — той, хто передає, і той, хто приймає, — у присутності комісії з головою та членами.

Шаблон окремо захищає того, хто приймає цінності: він має право вимагати повторного перерахунку окремих позицій до підписання акта, але після підписання посилання на те, що цінності не перераховувалися, вже не приймаються. Виявлені нестачі та пошкодження відшкодовуються в порядку, встановленому законодавством про працю та договором про повну матеріальну відповідальність, а виявлені надлишки оприбутковуються в бухгалтерському обліку й включаються до залишку, за який відповідає нова матеріально відповідальна особа.

📄 Формат

Готовий шаблон у форматі Microsoft Word (.docx) українською мовою. Таблиця цінностей уже розмічена — рядки додаються або прибираються під ваш перелік. У місцях для даних залишені прочерки: найменування роботодавця, місто й дата, номер акта, посади та прізвища сторін і членів комісії, реквізити наказу про інвентаризацію. Кількість примірників вписується в текст; у шаблоні зазначено, що примірники мають однакову юридичну силу, а сам акт зберігається разом з матеріалами інвентаризації.

👤 Кому підходить

Кадровим службам і бухгалтеріям, які оформлюють звільнення або переведення комірника, завідувача складу, касира, водія чи іншого працівника з повною матеріальною відповідальністю. Керівникам малих підприємств, де інвентаризацію проводить невелика комісія. А також самим матеріально відповідальним працівникам, які хочуть коректно здати ввірене майно й мати на руках документальне підтвердження цього.

🔗 Пов’язані документи

• Договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність — підписують з одним працівником до того, як передавати йому цінності за цим актом.
• Договір про колективну матеріальну відповідальність — коли за спільний залишок відповідає бригада, а не одна людина.
• Наказ про встановлення колективної (бригадної) матеріальної відповідальності — яким запроваджують колективну відповідальність на ділянці.
• Посадова інструкція комірника — закріплює обов’язки працівника, який приймає цінності на склад.
• Акт приймання-передачі обладнання працівнику — коли техніку видають конкретному працівникові для роботи, а не передають між матеріально відповідальними особами.