Договір про надання послуг з організації участі у виставковому заході

Договір про надання послуг з організації участі у виставковому заході — це договір між організатором (оператором) виставки та учасником-експонентом: організатор надає виставкову площу зі стендом і супровід участі, а учасник експонує свою продукцію. Документ охоплює оренду площі, забудову стенду й організаційний супровід — від реєстрації до охорони й прибирання. Готовий зразок у форматі Word допомагає оформити участь у виставці як експонента без юриста.

⚖️ Навіщо потрібен договір

Участь у виставці — це значні витрати за короткий час, і будь-яка неузгодженість дорого коштує: не той розмір стенду, відсутнє підключення електрики, штраф за рекламу поза межами місця. Цей договір усе фіксує наперед: тип і площу стенду, комплектацію, технічне забезпечення та організаційні послуги. Чітко прописані й санкції — за відмову від участі (відсоток залежно від строку до початку), за порушення пожежної безпеки, шум чи рекламу поза стендом — тож учасник заздалегідь знає правила майданчика. Врахований і форс-мажор із прямою згадкою воєнних дій, окупації та мобілізації, що важливо для українського ринку.

📋 Що регулює договір

• Предмет — надання виставкової площі (обладнаної чи необладнаної) та комплекс послуг з організації участі експонента у виставковому заході.
• Технічне забезпечення — монтаж стенду, електрика, меблі та комплектація (панелі, фриз, килим, стіл, стілець, світильник, розетка).
• Інформаційно-рекламні послуги — реєстрація, бейджі, розміщення в каталозі виставки, навігація.
• Організаційні послуги — охорона, прибирання, температурний режим у павільйоні.
• Оплата — 100% передоплата або графік платежів (аванс і остаточний розрахунок), за специфікацією.
• Санкції та правила майданчика — штрафи за відмову від участі (залежно від строку до початку), за порушення пожежної безпеки, шум, рекламу поза стендом, сміття чи пошкодження.
• Приймання — акт здачі-приймання; мовчазна згода при непідписанні у строк.
• Форс-мажор — з прямим переліком воєнних дій, окупації та мобілізації.

🎯 Чим відрізняється від інших рекламних договорів

Тут предмет — участь у виставці як експонента: площа, стенд і супровід, а не реклама сама по собі. На відміну від договору на рекламні та промо-послуги під час виставкових заходів, тут ідеться не про промо-активність на чужому стенді, а про власну участь компанії з орендою місця й забудовою. І на відміну від зовнішньої чи онлайн-реклами, це разова присутність на конкретному виставковому майданчику. Якщо потрібне саме промо на виставці (промоутери, роздача) — оберіть договір на рекламні та промо-послуги під час виставкових заходів; якщо потрібна зовнішня реклама — відповідний договір зовнішньої реклами.

🤝 Коли і з ким укладати

Підходить, коли компанія бере участь у виставці зі своїм стендом. Укладається між виконавцем (організатор або оператор виставкового заходу) та замовником (учасник-експонент) до початку виставки — разом зі специфікацією, де зафіксовані площа, комплектація стенду, додаткові послуги та графік платежів.

📦 Що входить у комплект

Word-комплект містить договір і 2 додатки:

• Договір про надання послуг з організації участі у виставковому заході — основний текст з умовами надання площі, забудови, супроводу, оплати та відповідальності.
• Додаток №1 — специфікація послуг (замовлення): оренда площі (тип, розмір, ціна), комплектація стенду, додаткові послуги (реєстраційний внесок, бейджі, реклама в каталозі), графік платежів.
• Додаток №2 — акт здачі-приймання наданих послуг (склад послуг, підтвердження вчасності, загальна вартість).

📄 Формат

Word-файл відкривається готовим до заповнення: прочерки стоять на місцях площі й типу стенду, переліку комплектації, дат заходу та сум. Що входить у стенд і як розбито платежі — у специфікації, а факт участі закриває акт; обидва бланки вже у файлі.

👤 Кому підходить

Організаторам та операторам виставок, які надають експонентам площу й супровід участі, а також компаніям-учасникам, що беруть стенд на виставці й хочуть заздалегідь бачити комплектацію, послуги та правила майданчика.

🔗 Пов’язані документи

• Договір на рекламні та промо-послуги під час виставкових заходів — промо-активність на виставці (промоутери, роздача), а не оренда власного стенду.
• Договір на організацію рекламних кампаній (промо-акцій) — промо-акції на місцях продажу за адресною програмою.
• Договір на дизайн, виготовлення та монтаж зовнішньої реклами — виготовлення конструкцій, зокрема для оформлення стенду.
• Договір на розміщення рекламної конструкції — розміщення реклами на фізичному носії.
• Договір про PR-супровід та розміщення матеріалів у ЗМІ — медіа-підтримка участі у виставці.