Договор об организации и проведении мероприятия (тренинга, семинара)

Договор об организации и проведении мероприятия (тренинга, семинара) — это соглашение на одно конкретное мероприятие, по которому Исполнитель берёт на себя полный комплекс его организации: подбор локации, техническое обеспечение, питание, привлечение спикеров, полиграфию и т.д. Готовый образец в формате Word подходит, когда нужно провести отдельный тренинг, семинар или конференцию «под ключ» силами одного организатора.

⚖️ Зачем нужен этот договор

Организация мероприятия — это десятки деталей: площадка, оборудование, кофе-брейки, спикеры, раздаточные материалы. Когда всё это поручают одному исполнителю, договор фиксирует полный объём услуг, сроки и ответственность за каждый элемент. Это страхует Заказчика от срыва мероприятия и недоразумений о том, что именно входит в заказ, а Исполнителю даёт чёткие рамки и гарантию оплаты.

📋 Что регулирует договор

• Предмет — комплекс услуг по организации и сопровождению одного мероприятия (тренинга, семинара, конференции): от локации и техники до питания и полиграфии.
• Наполнение заказа — что именно организуется (тема, дата, площадка, перечень работ, число гостей) закрепляется в Техническом задании / Спецификации (Приложение №1).
• Расчёты — безналичные в гривне; стороны выбирают одну из трёх схем: полную предоплату, аванс с последующей доплатой по Акту или оплату по завершении мероприятия.
• Сдача мероприятия — оформляется Актом приёма-передачи в двух экземплярах; если Заказчик не подписал мотивированный отказ в срок, услуга принимается по умолчанию.
• Ответственность — пеня за просрочку оплаты (двойная учётная ставка НБУ); общая ответственность ограничена ценой договора.
• Обстоятельства непреодолимой силы — в перечень отдельно внесены военные действия и угроза войны; подтверждаются справкой Торгово-промышленной палаты Украины.

🎯 Чем отличается от рамочного договора

Главное отличие — этот договор рассчитан на одно конкретное мероприятие: вся конкретика (что, когда и где организуется) описана прямо в соглашении и ТЗ, без механизма отдельных Заявок. Он отличается от рамочного договора, который заключают один раз под серию мероприятий, и от более узких договоров на онлайн-обучение или корпоративный тренинг. Выбирайте этот вариант для разового события «под ключ».

🤝 Когда и с кем заключать

Договор подписывают Исполнитель (event-агентство, организатор) и Заказчик, проводящий отдельное мероприятие. Он уместен, когда нужно организовать один тренинг, семинар или конференцию полного цикла — с локацией, техникой, питанием и сопровождением — и закрепить весь состав услуг в одном документе.

📦 Что входит в комплект

Word-комплект — это договор и два рабочих бланка:

• Договор на организацию мероприятия — охватывает весь цикл услуг по одному мероприятию.
• Приложение №1 — Техническое задание / Спецификация — детализирует локацию, технику, питание, спикеров и количество гостей.
• Приложение №2 — Акт приёма-передачи оказанных услуг — удостоверяет завершение мероприятия и основания для оплаты.

📄 Формат

Готовый .docx подгоняется под конкретное событие: полный список работ и характеристики мероприятия сводятся в Техническое задание, а из трёх вариантов оплаты в тексте остаётся один. В графы для реквизитов сторон и адреса площадки вносятся ваши данные.

👤 Кому подходит

Договор подходит компаниям и организаторам, проводящим отдельное мероприятие полного цикла, и event-агентствам, берущим организацию «под ключ». Если мероприятий будет несколько (нужно рамочное соглашение) или формат уже — онлайн-обучение или корпоративный тренинг — см. связанные документы.

🔗 Связанные документы

• Рамочный договор о предоставлении услуг по организации мероприятий — когда мероприятий будет несколько и они повторяются.
• Договор об организации и проведении корпоративного тренинга — для обучения сотрудников компании.