Договір про організацію та проведення заходу (тренінгу, семінару)

Договір про організацію та проведення заходу (тренінгу, семінару) — це угода на один конкретний захід, за якою Виконавець бере на себе повний комплекс його організації: підбір локації, технічне забезпечення, харчування, залучення спікерів, поліграфію тощо. Готовий зразок у форматі Word підходить, коли потрібно провести окремий тренінг, семінар чи конференцію «під ключ» силами одного організатора.

⚖️ Навіщо потрібен цей договір

Організація заходу — це десятки деталей: майданчик, обладнання, кава-брейки, спікери, роздаткові матеріали. Коли все це доручають одному виконавцю, договір фіксує повний обсяг послуг, строки й відповідальність за кожен елемент. Це страхує Замовника від зриву заходу й непорозумінь щодо того, що саме входить у замовлення, а Виконавцю дає чіткі рамки й гарантію оплати.

📋 Що регулює договір

• Предмет — комплекс послуг з організації та супроводу одного заходу (тренінгу, семінару, конференції): від локації й техніки до харчування та поліграфії.
• Деталі заходу — конкретні параметри (тема, дата, місце, склад послуг, кількість учасників) фіксуються в Технічному завданні / Специфікації (Додаток №1).
• Розрахунки — безготівкові у гривні; сторони обирають одну з трьох схем: повну передоплату, аванс із доплатою за Актом або оплату по завершенні заходу.
• Приймання — через Акт приймання-передачі у двох примірниках; за відсутності підписаних заперечень діє мовчазне приймання.
• Відповідальність — пеня за прострочення оплати (подвійна облікова ставка НБУ); загальна відповідальність обмежена ціною договору.
• Форс-мажор — включно з воєнними діями та загрозою війни, підтвердження — довідка ТПП України.

🎯 Чим відрізняється від рамкового договору

Головна відмінність — цей договір розрахований на один конкретний захід: уся конкретика (що, коли й де організовується) описана прямо в угоді та ТЗ, без механізму окремих Заявок. Він відрізняється від рамкового договору, який укладають один раз під серію заходів, і від вужчих договорів на онлайн-навчання чи корпоративний тренінг. Обирайте цей варіант для разової події «під ключ».

🤝 Коли і з ким укладати

Договір підписують Виконавець (event-агенція, організатор) і Замовник, який проводить окремий захід. Він доречний, коли потрібно організувати один тренінг, семінар чи конференцію повного циклу — з локацією, технікою, харчуванням і супроводом — і закріпити весь склад послуг в одному документі.

📦 Що входить у комплект

Word-комплект — це договір і два робочі бланки:

• Договір на організацію заходу — охоплює весь цикл послуг з одного заходу.
• Додаток №1 — Технічне завдання / Специфікація — деталізує локацію, техніку, харчування, спікерів і кількість гостей.
• Додаток №2 — Акт приймання-передачі наданих послуг — засвідчує завершення заходу й підстави для оплати.

📄 Формат

Шаблон .docx оформлюється під одну подію «під ключ»: увесь перелік послуг і параметри заходу зводите в Технічне завдання, а в договорі залишаєте обрану схему розрахунку. Дані сторін і адресу локації вписуєте замість прочерків.

👤 Кому підходить

Договір підходить компаніям і організаторам, які проводять окремий захід повного циклу, та event-агенціям, що беруть організацію «під ключ». Якщо заходів буде декілька (потрібна рамкова угода) чи формат вужчий — онлайн-навчання або корпоративний тренінг — див. пов’язані документи.

🔗 Пов’язані документи

• Рамковий договір про надання послуг з організації заходів — коли заходів буде декілька й вони повторюються.
• Договір про організацію та проведення корпоративного тренінгу — для навчання співробітників компанії.