Положение о бумажном и электронном документообороте на предприятии

Положение о бумажном и электронном документообороте на предприятии — внутренний локальный акт, который определяет, как на предприятии создают, регистрируют, отправляют, хранят и уничтожают служебные документы в бумажной и электронной формах. Образец в формате Word является инструкцией по делопроизводству с тремя приложениями: таблицей сроков хранения, примером номенклатуры дел и листом ознакомления.

⚖️ Зачем нужно положение

Положение устанавливает единые правила для бумажных и электронных документов: документ проходит только в одной форме, регистрируется один раз, а оригиналом электронного документа является его экземпляр с обязательными реквизитами и подписью автора.

Документ разработан в соответствии с Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов, утвержденными приказом Министерства юстиции Украины № 1000/5, и Перечнем типовых документов со сроками хранения, утвержденным приказом № 578/5. Он определяет ответственных за делопроизводство, архив и систему электронного документооборота и устанавливает дисциплинарную ответственность за нарушения.

📋 Что регулирует положение

• ответственных лиц: за делопроизводство, архив, администрирование системы электронного документооборота, учет средств КЭП и резервное копирование;
• право подписи, визирование, запрет факсимиле, печать и заверение копий;
• прием входящих документов, проверку целостности и электронной подписи;
• регистрацию в журналах или в системе, отдельный учет приказов и договоров, сроки исполнения и контроль;
• отправку документов без дублирования на бумаге того, что уже отправлено электронно;
• электронный документооборот: КЭП или УЭП, оригинал и копии, хранение, резервные копии, доступ;
• кадровые документы: отдельная регистрация приказов, ознакомление под подпись или электронно;
• бухгалтерские документы, номенклатуру и формирование дел, архив, экспертизу ценности, уничтожение документов и делопроизводство в особый период.

🎯 Чем отличается положение о документообороте

Это внутренний документ для работников предприятия. Договоренностей с контрагентами он не заменяет: по пункту 7.12 электронный документооборот с ними осуществляется на основании договора или соглашения об обмене электронными документами либо условий основного договора. Положение определяет работу с документами внутри, соглашение — обмен с конкретным партнером.

Практические вставки: Приложение 1 перечисляет основные документы со статьями Перечня и минимальными сроками хранения — от учредительных документов до журналов учета средств КЭП, а Приложение 2 показывает, как заполнить номенклатуру дел.

🤝 Когда и как утверждать положение

Положение утверждают приказом руководителя, оно вступает в силу со дня утверждения; работников знакомят под подпись или электронно. По подсказкам пункт о структурных подразделениях удаляют, если их нет, обязанности ответственных можно возложить на одно лицо, а журнальную регистрацию Правила рекомендуют только при небольшом объеме документооборота.

Для небольшого бизнеса: работодатель на упрощенном режиме трудовых отношений применяет кадровый раздел по собственному решению, а физических лиц — предпринимателей Правила среди адресатов не называют. Вновь созданное предприятие не позднее года с начала деятельности подает номенклатуру дел на рассмотрение государственного архивного учреждения или архивного отдела городского совета.

📦 Что входит в комплект

Word-шаблон содержит положение и 3 приложения:

• Положение о бумажном и электронном документообороте на предприятии — основной текст из 14 разделов.
• Приложение 1 — основные документы предприятия и сроки их хранения по Перечню с примечанием о налоговых проверках.
• Приложение 2 — номенклатура дел: пример заполнения с индексами, заголовками дел и сроками.
• Приложение 3 — лист ознакомления работников с положением.

📄 Формат

Редактируемый документ .docx на украинском языке с грифом «Утверждено»: прочерки для наименования предприятия, реквизитов приказа, должностей ответственных лиц, названия системы, сроков и состава экспертной комиссии. Подсказки со звездочкой удаляются после заполнения.

👤 Кому подходит

Обществам и другим предприятиям, которые переходят на электронный документооборот или упорядочивают делопроизводство и архив, а также делопроизводителям, кадровикам и бухгалтерам, которым нужны правила регистрации, хранения и уничтожения документов в одном утвержденном акте.

🔗 Связанные документы

• Дополнительное соглашение о внедрении электронного документооборота (ЭДО) — когда выбрать: обмен электронными документами нужно согласовать с контрагентом по договору.
• Положение об обработке и защите персональных данных работников — когда выбрать: нужен отдельный локальный акт о персональных данных, на который положение о документообороте ссылается.
• Положение об отделе кадров — когда выбрать: нужно определить задачи и функции кадровой службы.
• Правила внутреннего трудового распорядка — когда выбрать: нужен локальный акт о режиме работы и трудовой дисциплине.