Додаткова угода про запровадження електронного документообігу (ЕДО)

Додаткова угода про запровадження електронного документообігу (ЕДО) — це документ, яким сторони чинного договору домовляються обмінюватися документами в електронній формі з накладенням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Готовий зразок у форматі Word переводить вашу співпрацю в цифровий формат: рахунки, акти й наступні угоди підписуються онлайн і мають повну юридичну силу.

⚖️ Навіщо потрібна ця угода

Щоб електронні документи були юридично рівнозначними паперовим, сторони мають письмово погодити перехід на ЕДО. Без такої домовленості контрагент може відмовитися визнавати підписаний онлайн акт чи рахунок. Ця угода усуває ризик: вона фіксує згоду обох сторін використовувати електронний документообіг, визначає, які документи ведуться в цифрі, і встановлює, що КЕП прирівнюється до власноручного підпису. Угоду складено з посиланням на закони України «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронні довірчі послуги».

📋 Що регулює угода

• Терміни та визначення — розкриває поняття ЕДО, кваліфікованого електронного підпису (КЕП), електронного документа та оператора платформи ЕДО.
• Перелік електронних документів — які саме документи створюються в електронній формі: рахунки-фактури, акти приймання-передачі, додаткові угоди та інші.
• Порядок обміну — документ вважається відправленим з моменту накладення КЕП і надсилання через оператора платформи; кожна сторона самостійно обирає оператора.
• Мовчазне погодження — якщо сторона-одержувач за п’ять робочих днів не підписала документ і не надіслала обґрунтованої відмови, документ вважається погодженим.
• Права та обов’язки — сторони самостійно отримують КЕП у кваліфікованого надавача, забезпечують конфіденційність своїх ключів і повідомляють про їх компрометацію.
• Доказова сила — електронні документи, підписані КЕП, визнаються рівнозначними паперовим і можуть використовуватися як докази в суді.

🎯 Чим відрізняється від інших додаткових угод

Ця угода не змінює умов основного договору — ані ціни, ані строку, ані обсягу, — а додає новий спосіб обміну документами. Тоді як інші додаткові угоди коригують зміст договору (строк, оплату, обсяг), ця стосується самої форми документообігу між сторонами. Вона найдетальніша в кластері, бо запроваджує повноцінний регламент ЕДО: терміни, порядок підписання, мовчазне погодження та визнання доказової сили.

🤝 Коли і як укладати

Угоду підписують, коли сторони готові відмовитися від паперового обміну на користь електронного — зазвичай коли обидві вже мають КЕП і працюють з оператором ЕДО. Її можна укласти як паперово (з подальшим переходом на цифру), так і в межах уже наявного документообігу. Після підписання весь подальший обмін первинними документами за договором ведеться в електронній формі згідно з погодженим регламентом.

📄 Формат

Файл Word (.docx) містить повний текст угоди з розділами про терміни, предмет, порядок ЕДО, права й обов’язки та прикінцеві положення. У полях для реквізитів договору й сторін стоять прочерки для заповнення. Документ складено у двох примірниках однакової юридичної сили; після заповнення він готовий до підпису.

👤 Кому підходить

Компаніям і підприємцям, які хочуть прискорити обмін документами з контрагентом, зменшити витрати на друк, пошту та архів і перейти на юридично захищений електронний документообіг. Особливо актуально для сторін з великим потоком актів і рахунків, а також для тих, хто вже користується сервісами ЕДО і потребує письмової підстави для їх застосування.

🔗 Пов’язані документи

• Додаткова угода про зміну строку дії Договору (пролонгацію) — для продовження строку співпраці.
• Додаткова угода про зміну порядку розрахунків — для зміни умов оплати.
• Універсальна додаткова угода до договору про надання послуг — для гнучкої зміни кількох умов.
• Додаткова угода про припинення зобов’язань та проведення розрахунків — для остаточного закриття договору.
• Положення про паперовий та електронний документообіг на підприємстві — коли обрати: крім обміну документами з контрагентом, треба врегулювати документообіг і діловодство всередині підприємства.
• Договір про електронний документообіг з контрагентами — коли електронний документообіг треба поширити на всі договори з контрагентом, а не на один.