Договір про електронний документообіг з контрагентами

Договір про електронний документообіг з контрагентами — окремий договір, за яким дві компанії чи ФОП домовляються створювати, підписувати, надсилати, одержувати й зберігати документи в електронній формі за всіма договорами між ними, укладеними і до, і після його підписання. Зразок у Word визначає уповноважених осіб, момент одержання документа, строк підписання, резервний обмін і зберігання.

⚖️ Навіщо потрібен

Електронний документ, складений за цим договором, має таку саму юридичну силу, як паперовий із підписами й печаткою, і є підставою для бухгалтерського обліку. Підказка у файлі пояснює, навіщо окремий договір, якщо закон і так дозволяє ЕДО за домовленістю сторін: без визначеного порядку у спорі важко довести дату одержання документа. Тому договір прямо встановлює, коли документ вважається відправленим і одержаним — через систему ЕДО чи електронною поштою.

📋 Що регулює договір

• перелік електронних документів — договори, додаткові угоди, специфікації, рахунки, видаткові накладні, акти, акти звірки, замовлення, претензії й листи — і їхній формат;
• документи, які за законом можуть бути лише паперовими чи підлягають нотаріальному посвідченню, — у встановленому законом порядку;
• КЕП уповноважених осіб, кваліфіковану електронну печатку за потреби і таблицю: хто, на якій посаді й на якій підставі підписує які документи;
• захист особистих ключів і блокування сертифіката при компрометації, а документ, підписаний не тією особою чи скасованим сертифікатом, вважається непідписаним, якщо його згодом не схвалять;
• обмін через обрану систему ЕДО — кожна сторона сама укладає договір з оператором і платить йому — і резервний обмін електронною поштою з файлом підпису;
• момент відправлення й одержання, строк у робочих днях на підпис чи мотивовану відмову і повернення документа, цілісність якого не підтверджено;
• зберігання з підписами не менше строків для паперових документів, паперову візуальну форму на вимогу контрагента, контролюючого органу чи суду і вивантаження архіву до припинення договору з оператором;
• збитки за неповідомлення про зміну уповноважених осіб чи компрометацію ключа і звільнення від відповідальності за збої системи, якщо документ надіслано резервним способом.

🎯 Чим відрізняється договір про ЕДО з контрагентами від додаткової угоди

Додаткову угоду про запровадження ЕДО укладають до одного конкретного договору, і вона діє в його межах. Цей договір охоплює всі договори пари, зокрема ті, що будуть укладені пізніше, якщо основний договір прямо не передбачає іншого. Він також регулює те, чого в додатковій угоді немає: резервний обмін електронною поштою, момент одержання документа, зберігання й вивантаження архіву, наслідки підпису не тією особою. У додатковій угоді документ без відповіді за 5 робочих днів вважається погодженим, а тут строк на підпис чи відмову сторони вписують самі.

🤝 Коли і з ким укладати

Сторони — юридичні особи або ФОП. Договір підписують кваліфікованими електронними підписами або на папері у двох примірниках; він діє, поки діють основні договори, а відмовитися від нього можна з письмовим попередженням — тоді сторони повертаються до паперу, а документи, складені раніше, зберігають силу. Перед підписанням варто запропонувати контрагенту перехід листом і погодити систему ЕДО: кожна сторона укладає договір з оператором сама.

📄 Формат

Файл .docx українською мовою: 8 розділів, таблиця уповноважених осіб, прочерки для назви системи, формату документів і строків у робочих днях та підказки зі зірочкою, які видаляються після заповнення.

👤 Кому підходить

Компаніям і підприємцям, які регулярно обмінюються з контрагентом рахунками, актами й накладними і хочуть перевести на ЕДО всі договори з ним одним документом.

🔗 Пов’язані документи

• Лист про перехід на електронний документообіг — коли обрати: спершу треба запропонувати контрагенту перейти на ЕДО.
• Додаткова угода про запровадження електронного документообігу (ЕДО) — коли обрати: ЕДО потрібен лише за одним договором.
• Положення про паперовий та електронний документообіг на підприємстві — коли обрати: потрібні внутрішні правила документообігу на підприємстві.