Договір на організацію заходів за заявками

Договір на організацію заходів за заявками — це «парасолькова» угода, за якою Виконавець організовує та супроводжує ділові й навчальні заходи (конференції, семінари, тренінги, наради), а умови кожного окремого заходу узгоджуються короткою Заявкою. Готовий зразок у форматі Word підходить, коли заходів буде декілька: договір підписується раз, а деталі кожного — оформлюються без переукладання.

⚖️ Навіщо потрібен цей договір

Якщо ви регулярно замовляєте організацію заходів, укладати новий договір під кожен — незручно. Рамкова модель вирішує це: базові правила співпраці, відповідальність, порядок приймання й оплати фіксуються один раз, а тема, дата, місце та бюджет конкретного заходу — у Заявці. Так ви тримаєте всі заходи в єдиному правовому полі, а запуск нового зводиться до підписання короткого додатка.

📋 Що регулює договір

• Предмет — послуги з організації та супроводу ділових і навчальних заходів (конференцій, семінарів, тренінгів, нарад).
• Механізм Заявок — обсяг, вартість, строки й технічні вимоги кожного заходу узгоджуються окремою Заявкою з обов’язковими реквізитами (назва, дата, місце, кількість учасників, перелік послуг).
• Оплата — безготівково у гривні у визначений строк після підписання Акта; узгоджена вартість заходу включає витрати Виконавця.
• Приймання-передача — Акт у двох примірниках, із процедурою мотивованої відмови при недоліках і повторного приймання після усунення.
• Інтелектуальна власність — майнові права на створені матеріали (фото, відео, дизайн поліграфії, презентації) належать Виконавцю, якщо Заявкою не передбачено інше.
• Відповідальність — пеня за прострочення оплати (подвійна облікова ставка НБУ) та штраф Виконавця за зрив узгоджених строків.
• Форс-мажор — з підтвердженням довідкою ТПП України.

🎯 Чим відрізняється від разового договору на захід

Головна відмінність — це рамкова конструкція для тривалої співпраці: сам договір містить лише загальні правила, а кожен захід запускається окремою Заявкою. Він відрізняється від разового договору на організацію одного конкретного заходу, де вся конкретика описана прямо в тексті угоди. Обирайте рамковий варіант, коли заходів буде багато й вони повторюються; якщо потрібен один захід — див. пов’язані документи.

🤝 Коли і з ким укладати

Договір підписують Виконавець (агенція, event-оператор, навчальний провайдер) і Замовник, який планує серію заходів. Він доречний для довгострокової співпраці, коли зручно один раз узгодити правила, а далі замовляти конференції, семінари чи тренінги короткими Заявками під кожну подію.

📦 Що входить у комплект

Готовий шаблон у форматі Word містить договір і 2 додатки:

• Договір на організацію заходів за заявками — основний текст із загальними умовами співпраці.
• Додаток №1 — Заявка — бланк для конкретного заходу: назва, дата, місце, кількість учасників, перелік послуг, вартість.
• Додаток №2 — Акт приймання-передачі наданих послуг — підтверджує виконання й закриває розрахунки за заходом.

📄 Формат

Файл .docx відкривається у Word і налаштовується під вашу співпрацю. Реквізити сторін і загальні умови заповнюються один раз, а параметри кожного заходу — у Заявці під конкретну подію. Прочерки в місцях для даних сторін заповнюються вручну.

👤 Кому підходить

Договір підходить компаніям, що замовляють заходи регулярно, і event-агенціям чи навчальним провайдерам, які обслуговують клієнта на постійній основі. Якщо потрібен договір на один захід, окремо на онлайн-навчання чи корпоративний тренінг — див. пов’язані документи.

🔗 Пов’язані документи

• Договір на організацію заходу під ключ — для одного конкретного заходу.
• Договір про надання послуг з організації та проведення корпоративного тренінгу — для навчання співробітників компанії.
• Договір на проведення вебінару — для дистанційного формату.