Письмо о переходе на электронный документооборот

Письмо о переходе на электронный документооборот — письмо-предложение контрагенту, с которым уже действуют договоры, перевести обмен счетами, актами, накладными, дополнительными соглашениями и письмами в электронную форму с квалифицированными электронными подписями. Образец в Word предлагает дату перехода, систему электронного документооборота, резервный обмен электронной почтой и заключение отдельного договора или дополнительного соглашения об ЭДО.

⚖️ Зачем нужен

Электронный документооборот ведут на основании договоренности сторон, поэтому начинают с письменного предложения контрагенту. Письмо объясняет выгоду — более короткие сроки подписания и меньшие расходы на печать и пересылку — и напоминает правовую опору: закон позволяет вести ЭДО по договоренности, первичные документы могут быть электронными, а квалифицированная электронная подпись имеет такую же силу, как собственноручная.

Подсказка в файле советует не пропускать пункт о порядке подтверждения получения: без такой договоренности закон считает электронный документ полученным только с момента, когда автор получил уведомление адресата.

📋 Что содержит письмо

• адресата — наименование контрагента, адрес и электронную почту — и отправителя: юридическое лицо или ФЛП с кодом ЕГРПОУ или РНУКПН;
• дату, с которой документы по договорам составляют, подписывают и отправляют электронно с КЭП уполномоченных лиц;
• название системы ЭДО, через которую идет обмен, и резервный канал — электронную почту с файлом подписи;
• предложение закрепить порядок подтверждения получения, уполномоченных лиц и сроки подписания в отдельном договоре или дополнительном соглашении;
• бумажную форму только для документов, которые по закону должны существовать на бумаге или подлежат нотариальному удостоверению;
• просьбу до указанной даты ответить, назвать идентификатор в системе ЭДО и лиц, которые будут подписывать документы; контактное лицо отправителя по вопросам перехода;
• перечень приложений — проект договора или дополнительного соглашения об ЭДО.

🎯 Чем отличается письмо о переходе на электронный документооборот от договора об ЭДО

Письмо — одностороннее предложение: оно лишь просит контрагента согласиться и ответить до определенной даты. Сами правила обмена — кто подписывает, когда документ считается полученным, за сколько дней его подписывают или отклоняют — стороны закрепляют в договоре об ЭДО или в дополнительном соглашении к конкретному договору. Поэтому письмо ссылается на такой документ и предлагает приложить его проект.

🤝 Когда и как отправлять

Письмо рассчитано на контрагента, с которым уже заключены и исполняются договоры и с которым вы регулярно обмениваетесь документами. Подписывает его руководитель или представитель отправителя. Отправлять его стоит вместе с проектом договора или дополнительного соглашения об ЭДО, чтобы контрагент сразу видел условия и мог ответить до указанной даты.

📄 Формат

Файл .docx на украинском языке: шапка с данными адресата и отправителя, четыре предложения, прочерки для дат, названия сервиса и контактного лица и подсказка со звездочкой, которая удаляется после заполнения.

👤 Кому подходит

Компаниям и ФЛП, которые хотят перевести на ЭДО обмен документами с постоянными поставщиками, покупателями или заказчиками и начать с официального предложения.

🔗 Связанные документы

• Договор об электронном документообороте с контрагентами — когда выбрать: контрагент согласился, и порядок обмена нужно закрепить для всех договоров между вами.
• Дополнительное соглашение о внедрении электронного документооборота (ЭДО) — когда выбрать: на ЭДО переходят в рамках одного договора.
• Положение о бумажном и электронном документообороте на предприятии — когда выбрать: нужны внутренние правила документооборота на предприятии.