Договор об электронном документообороте с контрагентами

Договор об электронном документообороте с контрагентами — отдельный договор, по которому две компании или ФЛП договариваются создавать, подписывать, отправлять, получать и хранить документы в электронной форме по всем договорам между ними, заключенным и до, и после его подписания. Образец в Word определяет уполномоченных лиц, момент получения документа, срок подписания, резервный обмен и хранение.

⚖️ Зачем нужен

Электронный документ, составленный по этому договору, имеет такую же юридическую силу, как бумажный с подписями и печатью, и является основанием для бухгалтерского учета. Подсказка в файле объясняет, зачем отдельный договор, если закон и так позволяет ЭДО по договоренности сторон: без определенного порядка в споре трудно доказать дату получения документа. Поэтому договор прямо устанавливает, когда документ считается отправленным и полученным — через систему ЭДО или электронной почтой.

📋 Что регулирует договор

• перечень электронных документов — договоры, дополнительные соглашения, спецификации, счета, расходные накладные, акты, акты сверки, заказы, претензии и письма — и их формат;
• документы, которые по закону могут быть только бумажными или подлежат нотариальному удостоверению, — в установленном законом порядке;
• КЭП уполномоченных лиц, квалифицированную электронную печать при необходимости и таблицу: кто, на какой должности и на каком основании подписывает какие документы;
• защиту личных ключей и блокирование сертификата при компрометации, а документ, подписанный не тем лицом или отмененным сертификатом, считается неподписанным, если его впоследствии не одобрят;
• обмен через выбранную систему ЭДО — каждая сторона сама заключает договор с оператором и платит ему — и резервный обмен электронной почтой с файлом подписи;
• момент отправки и получения, срок в рабочих днях на подпись или мотивированный отказ и возврат документа, целостность которого не подтверждена;
• хранение с подписями не меньше сроков для бумажных документов, бумажную визуальную форму по требованию контрагента, контролирующего органа или суда и выгрузку архива до прекращения договора с оператором;
• убытки за неуведомление о смене уполномоченных лиц или компрометации ключа и освобождение от ответственности за сбои системы, если документ отправлен резервным способом.

🎯 Чем отличается договор об ЭДО с контрагентами от дополнительного соглашения

Дополнительное соглашение о внедрении ЭДО заключают к одному конкретному договору, и оно действует в его рамках. Этот договор охватывает все договоры пары, в том числе те, что будут заключены позже, если основной договор прямо не предусматривает иного. Он также регулирует то, чего в дополнительном соглашении нет: резервный обмен электронной почтой, момент получения документа, хранение и выгрузку архива, последствия подписи не тем лицом. В дополнительном соглашении документ без ответа за 5 рабочих дней считается согласованным, а здесь срок на подпись или отказ стороны вписывают сами.

🤝 Когда и с кем заключать

Стороны — юридические лица или ФЛП. Договор подписывают квалифицированными электронными подписями или на бумаге в двух экземплярах; он действует, пока действуют основные договоры, а отказаться от него можно с письменным предупреждением — тогда стороны возвращаются к бумаге, а документы, составленные раньше, сохраняют силу. Перед подписанием стоит предложить контрагенту переход письмом и согласовать систему ЭДО: каждая сторона заключает договор с оператором сама.

📄 Формат

Файл .docx на украинском языке: 8 разделов, таблица уполномоченных лиц, прочерки для названия системы, формата документов и сроков в рабочих днях и подсказки со звездочкой, которые удаляются после заполнения.

👤 Кому подходит

Компаниям и предпринимателям, которые регулярно обмениваются с контрагентом счетами, актами и накладными и хотят перевести на ЭДО все договоры с ним одним документом.

🔗 Связанные документы

• Письмо о переходе на электронный документооборот — когда выбрать: сначала нужно предложить контрагенту перейти на ЭДО.
• Дополнительное соглашение о внедрении электронного документооборота (ЭДО) — когда выбрать: ЭДО нужен только по одному договору.
• Положение о бумажном и электронном документообороте на предприятии — когда выбрать: нужны внутренние правила документооборота на предприятии.