Дополнительное соглашение о внедрении электронного документооборота (ЭДО)

Дополнительное соглашение о внедрении электронного документооборота (ЭДО) — это документ, которым стороны действующего договора договариваются обмениваться документами в электронной форме с наложением квалифицированной электронной подписи (КЭП). Готовый образец в формате Word переводит ваше сотрудничество в цифровой формат: счета, акты и последующие соглашения подписываются онлайн и имеют полную юридическую силу.

⚖️ Зачем нужно это соглашение

Чтобы электронные документы были юридически равнозначны бумажным, стороны должны письменно согласовать переход на ЭДО. Без такой договорённости контрагент может отказаться признавать подписанный онлайн акт или счёт. Это соглашение устраняет риск: оно фиксирует согласие обеих сторон использовать электронный документооборот, определяет, какие документы ведутся в цифре, и устанавливает, что КЭП приравнивается к собственноручной подписи. Соглашение составлено со ссылкой на законы Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» и «Об электронных доверительных услугах».

📋 Что регулирует соглашение

• Термины и определения — раскрывает понятия ЭДО, квалифицированной электронной подписи (КЭП), электронного документа и оператора платформы ЭДО.
• Перечень электронных документов — какие именно документы создаются в электронной форме: счета-фактуры, акты приёма-передачи, дополнительные соглашения и другие.
• Порядок обмена — документ считается отправленным с момента наложения КЭП и направления через оператора платформы; каждая сторона самостоятельно выбирает оператора.
• Молчаливое согласование — если сторона-получатель за пять рабочих дней не подписала документ и не направила обоснованный отказ, документ считается согласованным.
• Права и обязанности — стороны самостоятельно получают КЭП у квалифицированного поставщика, обеспечивают конфиденциальность своих ключей и уведомляют об их компрометации.
• Доказательная сила — электронные документы, подписанные КЭП, признаются равнозначными бумажным и могут использоваться как доказательства в суде.

🎯 Чем отличается от других дополнительных соглашений

Это соглашение не меняет условий основного договора — ни цены, ни срока, ни объёма, — а добавляет новый способ обмена документами. Тогда как другие дополнительные соглашения корректируют содержание договора (срок, оплату, объём), это касается самой формы документооборота между сторонами. Оно самое подробное в этой группе, потому что вводит полноценный регламент ЭДО: термины, порядок подписания, молчаливое согласование и признание доказательной силы.

🤝 Когда и как заключать

Соглашение подписывают, когда стороны готовы отказаться от бумажного обмена в пользу электронного — обычно когда обе уже имеют КЭП и работают с оператором ЭДО. Его можно заключить как на бумаге (с последующим переходом в цифру), так и в рамках уже имеющегося документооборота. После подписания весь дальнейший обмен первичными документами по договору ведётся в электронной форме согласно согласованному регламенту.

📄 Формат

Файл Word (.docx) содержит полный текст соглашения с разделами о терминах, предмете, порядке ЭДО, правах и обязанностях и заключительных положениях. В полях для реквизитов договора и сторон стоят прочерки для заполнения. Документ составлен в двух экземплярах одинаковой юридической силы; после заполнения он готов к подписанию.

👤 Кому подходит

Компаниям и предпринимателям, которые хотят ускорить обмен документами с контрагентом, снизить расходы на печать, почту и архив и перейти на юридически защищённый электронный документооборот. Особенно актуально для сторон с большим потоком актов и счетов, а также для тех, кто уже пользуется сервисами ЭДО и нуждается в письменном основании для их применения.

🔗 Связанные документы

• Дополнительное соглашение об изменении срока действия договора (пролонгации) — для продления срока сотрудничества.
• Дополнительное соглашение об изменении порядка расчётов — для изменения условий оплаты.
• Универсальное дополнительное соглашение к договору об оказании услуг — для гибкого изменения нескольких условий.
• Дополнительное соглашение о прекращении обязательств и проведении расчётов — для окончательного закрытия договора.