Заява про зміну прізвища

Заява про зміну прізвища — це звернення працівника з проханням внести зміни до кадрових документів у зв’язку зі зміною прізвища. Вона потрібна, щоб особова картка, особова справа та інші документи відповідали новим паспортним даним.

⚖️ Навіщо потрібна заява про зміну прізвища

Після одруження, розлучення чи іншої зміни прізвища паспортні дані працівника перестають збігатися з тими, що зазначені в кадрових і бухгалтерських документах. Щоб уникнути плутанини в трудовій книжці, наказах, відомостях на зарплату та звітності, працівник письмово повідомляє роботодавця й просить оновити записи. Заява фіксує факт звернення й стає підставою для наказу про внесення відповідних змін до кадрової документації. Своєчасне оновлення записів важливе й для коректного нарахування зарплати, лікарняних і відпускних, адже платіжні документи формуються за даними кадрового обліку.

📋 Що містить заява

Бланк містить усе, що потрібно кадровій службі для оновлення записів:

• Адресат — посада керівника та найменування роботодавця.
• Дані заявника — посада, попереднє прізвище, ім’я, по батькові.
• Попереднє та нове прізвище працівника.
• Прохання внести зміни до кадрових документів — особової картки, особової справи та інших.
• Додаток — копія документа, що підтверджує зміну прізвища.
• Дату складання й підпис.

🎯 Чим відрізняється від суміжних заяв

Ця заява не змінює умов праці — посада, обов’язки й оплата лишаються тими самими. На відміну від переведення чи звільнення, вона стосується лише персональних даних працівника й приводить документи компанії у відповідність до нового прізвища. Це технічно-облікова дія, але без неї в подальшому виникають розбіжності між паспортом і кадровими записами.

🤝 Коли і на якому етапі подавати

Заяву подають одразу після отримання документа про зміну прізвища. До неї додають копію такого документа. Роботодавець видає наказ, і кадрова служба вносить зміни до особової картки, особової справи, трудової книжки та інших документів, а бухгалтерія — до відомостей на оплату праці.

📄 Формат

Готовий файл Word потребує лише вписати попереднє й нове прізвище та свої дані — решта формулювань уже підготовлена. Місця для заповнення позначені прочерками. Роздрукуйте, підпишіть, додайте копію підтвердного документа — і заяву можна подавати.

👤 Кому підходить

Шаблон стане в пригоді працівникові, який змінив прізвище й хоче оновити свої дані в компанії, а також кадровим службам, які оформлюють такі зміни в документах співробітників. Форма універсальна: підходить і за зміни прізвища після шлюбу чи розлучення, і в будь-якому іншому випадку його зміни.

🔗 Пов’язані документи

• Заява про прийняття на роботу — документ, дані з якого оновлюють після зміни прізвища
• Згода на обробку персональних даних — стосується персональних даних працівника