Акт приймання-передачі справ при зміні директора

Акт приймання-передачі справ при зміні директора — документ, який фіксує, що саме новий керівник отримав від попереднього, а чого не отримав. Зразок у форматі Word побудований на десяти пунктах, сім із яких — таблиці: окремо документи, печатки, бухгалтерія, договори й кадри, доступи, матеріальні цінності і — головне — те, що передати не вдалося.

⚖️ Навіщо потрібен акт передачі справ

Рішення власників і наказ говорять, хто тепер директор. Акт відповідає на інше — за що новий керівник відповідає з першого дня, а за що ні. Без нього нестача чи відсутня первинка стають проблемою того, хто прийшов останнім: довести, що документа не було на момент передачі, вже нічим. Саме тому тут є таблиця «Не передано» з графою «Причина непередання», а поруч — застереження, що порожня таблиця тлумачиться не на вашу користь: якщо не передано нічого, так і треба написати.

📋 Що фіксує акт передачі справ

• Установчі та дозвільні документи — статут і зміни до нього, виписки з реєстру, ліцензії, дозволи, свідоцтва, документи на майно — з реквізитами й позначкою «оригінал чи копія».
• Печатки, штампи і бланки — з описом і кількістю, а окремим підпунктом — що передано їх у справному стані й відбитки звірено з тими, які товариство використовувало.
• Стан бухгалтерського обліку — окремий рядок під чесну оцінку: облік ведеться повністю, немає первинки за такий-то період, звітність не подано. Саме він визначає, з якого моменту починається відповідальність нового директора.
• Договори, кадри й трудові книжки — окрема таблиця з реквізитами та кількістю аркушів.
• Ключі й доступи — ресурс, ідентифікатор, носій; плюс підтвердження попереднього директора, що копій ключів і доступів він не зберіг.
• Електронний підпис не передається — сертифікат попереднього керівника скасовується, а новий отримує власний. Передання «флешки з ключем» є компрометацією: усе, підписане ним далі, юридично вважатиметься підписаним попереднім директором, і відповідатиме саме він.
• Матеріальні цінності та інвентаризація — таблиця з вартістю, реквізити інвентаризаційних описів і рядок для розбіжностей між обліком і фактом.
• Не передано — назва, причина, пояснення того, хто передає, і пряма умова: за відсутність цих документів і майна та за наслідки їх відсутності новий директор не відповідає.

🎯 Чим відрізняється від наказу про вступ на посаду

Наказ — розпорядчий документ: у ньому директор дає доручення собі й підлеглим. Акт — двосторонній: його підписують обидва директори, і він фіксує факт, а не намір. Наказ може лише зобов’язати прийняти справи; що саме прийнято, видно тільки з акта.

Різниця помітна й у наслідках. Наказ ніде не подається, а акт стає доказом: у корпоративному спорі, при податковій перевірці або коли з’ясовується, що частини документів немає. Тому в ньому передбачено присутність свідків, а на випадок відмови однієї зі сторін підписати — окремий акт за участю не менше двох свідків і одностороннє приймання з описом фактично отриманого.

🤝 Коли і як складають акт

Акт складають у день приймання-передачі справ — тим самим днем, на який проводять інвентаризацію. У ньому зазначають адресу передачі й, за бажанням сторін, присутніх: головного бухгалтера, учасника товариства або членів комісії. Підказка радить не нехтувати цим, якщо стосунки напружені.

Кількість примірників вписується самостійно — по одному кожній стороні й один товариству. З дня підписання відповідальність за збереження переданих документів, печаток і цінностей несе той, хто справи прийняв.

📄 Формат і що доведеться вписати

Редагований шаблон Word (.docx) із порожніми таблицями під ваш перелік. Вписати треба номер і дату акта, місто, дані обох директорів із паспортними та контактними реквізитами, реквізити рішення про зміну керівника, адресу й дату передачі, присутніх, стан бухобліку, дати інвентаризаційних описів, розбіжності, непередане з причинами, зауваження сторін і кількість примірників.

Пояснення до пунктів позначені зірочкою й припискою «Видалити після заповнення»: вони підказують, що саме писати в графах і чому певні рядки не можна лишати порожніми.

👤 Кому підходить

Зразок для обох директорів — того, хто складає повноваження, і того, хто їх приймає. Першому він потрібен, щоб зафіксувати межу своєї відповідальності й довести, що справи передано; другому — щоб не успадкувати чужу нестачу. Так само його використовують бухгалтер та учасники товариства, коли контролюють передачу.

🔗 Пов’язані документи

• Протокол загальних зборів учасників про зміну директора ТОВ — коли обрати: потрібне рішення, на виконання якого складається цей акт, а учасників двоє або більше.
• Рішення єдиного учасника про зміну директора ТОВ — коли обрати: власник один і рішення про зміну керівника ухвалює сам.
• Наказ про вступ на посаду директора ТОВ — коли обрати: новий керівник має оформити внутрішній документ про початок роботи, облік і право підпису.
• Зміна директора ТОВ: пакет із 4 документів і путівник — коли обрати: акт — лише один крок, а треба закрити всю зміну керівника від рішення до банку.