Шаблон довідки про повноваження на підписання договору

Довідка про повноваження на підписання договору — це документ, яким учасник публічної закупівлі підтверджує замовнику, що конкретна посадова особа має законні повноваження підписувати тендерну пропозицію та договір за результатами процедури. Готовий зразок у форматі Word фіксує, хто саме уповноважений ставити підпис і на підставі якого внутрішнього документа — протоколу, наказу чи довіреності.

⚖️ Навіщо потрібна довідка

Для замовника принципово, щоб під пропозицією та майбутнім договором стояв підпис особи, яка справді наділена таким правом. Коли повноваження підписанта ніде не зафіксовані, у комісії з’являється формальний привід засумніватися в чинності поданого пакета. Ця довідка усуває ризик заздалегідь — вона поіменно вказує уповноважену особу й називає внутрішній акт, на якому ґрунтується її право, тому в оцінювача не лишається підстав ставити підпис під сумнів.

📋 Що підтверджує довідка

• Хто уповноважує — повна назва компанії-учасника та код ЄДРПОУ.
• Кого уповноважено — посада та П.І.Б. особи, якій надано право підпису.
• Обсяг повноважень — підписання тендерної пропозиції та договору за результатами цієї процедури закупівлі.
• Прив’язка до закупівлі — номер процедури та предмет тендеру, для якого діють повноваження.
• Документ-підстава — реквізити внутрішнього акта (протокол засідання правління, наказ, довіреність тощо) із датою та номером.
• Законність — підтвердження, що підписання здійснюється відповідно до законодавства та внутрішніх документів компанії.
• Засвідчення керівником — компанія підтверджує дійсність наданих повноважень, що скріплюється підписом її очільника.

🎯 Чим відрізняється від інших тендерних довідок

На відміну від довідок, що підтверджують спроможність учасника (досвід, кваліфікаційні критерії), ця форма стосується права підпису: вона відповідає не на питання «чи здатна компанія виконати договір», а на питання «чи має ця конкретна особа повноваження його підписати». Тому вона потрібна навіть тоді, коли всі інші кваліфікаційні документи бездоганні — без підтвердженого права підпису пропозицію можуть визнати поданою неналежно. Якщо ж замовник вимагає одним документом охопити кваліфікаційні критерії, для цього є зведена довідка про відповідність кваліфікаційним критеріям.

🤝 Коли і з ким укладати

Форму застосовують у ситуації, коли пропозицію або договір на Prozorro візує не перший керівник особисто, а делегована ним особа — заступник, керівник напряму чи представник за довіреністю, — і документація просить це повноваження підтвердити. Критично, щоб акт-підстава (наказ, протокол правління, довіреність) на момент подання був чинним, а його номер і дата дослівно відповідали тому, що зазначено у формі: розбіжність у реквізитах знецінює всю довідку.

📄 Формат

Шаблон Word оформлено як ділове звернення до уповноваженої особи замовника: реквізити вихідного документа, текст про надання права підпису та згадку про акт-підставу. Незаповнені поля позначені прочерками — туди вписують назву компанії й код ЄДРПОУ, посаду та П.І.Б. підписанта, дані документа-підстави, предмет і номер процедури. Мова документа українська; щойно дані внесено, форму візує керівник — і її можна подавати разом із пропозицією.

👤 Кому підходить

Підприємствам і ФОП, у яких тендерну пропозицію чи договір підписує не безпосередньо керівник, а уповноважена ним особа — це типова ситуація для компаній із розгалуженою структурою чи коли керівник делегує участь у закупівлях. Корисна також представникам, що діють за довіреністю, та учасникам, чия тендерна документація прямо вимагає документального підтвердження права підпису.

🔗 Пов’язані документи

• Довідка про відповідність кваліфікаційним критеріям — зведене підтвердження кваліфікації учасника.
• Довідка про виконання аналогічних договорів — підтвердження досвіду таблицею-реєстром.
• Довідка про наявність досвіду виконання аналогічних договорів — узагальнене підтвердження досвіду.
• Довідка про відсутність підстав для відхилення тендерної пропозиції — підтвердження за статтею 17.