Лист про перехід на електронний документообіг

Лист про перехід на електронний документообіг — лист-пропозиція контрагенту, з яким уже діють договори, перевести обмін рахунками, актами, накладними, додатковими угодами й листами в електронну форму з кваліфікованими електронними підписами. Зразок у Word пропонує дату переходу, систему електронного документообігу, резервний обмін електронною поштою й укладення окремого договору чи додаткової угоди про ЕДО.

⚖️ Навіщо потрібен

Електронний документообіг ведуть на підставі домовленості сторін, тож починають із письмової пропозиції контрагенту. Лист пояснює вигоду — коротші строки підписання й менші витрати на друк і пересилання — і нагадує правову опору: закон дозволяє вести ЕДО за домовленістю, первинні документи можуть бути електронними, а кваліфікований електронний підпис має таку саму силу, як власноручний.

Підказка у файлі радить не пропускати пункт про порядок підтвердження одержання: без такої домовленості закон вважає електронний документ одержаним лише з часу, коли автор отримав повідомлення адресата.

📋 Що містить лист

• адресата — найменування контрагента, адресу й електронну пошту — і відправника: юридичну особу чи ФОП із кодом ЄДРПОУ або РНОКПП;
• дату, з якої документи за договорами складають, підписують і надсилають електронно з КЕП уповноважених осіб;
• назву системи ЕДО, через яку йде обмін, і резервний канал — електронну пошту з файлом підпису;
• пропозицію закріпити порядок підтвердження одержання, уповноважених осіб і строки підписання в окремому договорі чи додатковій угоді;
• паперову форму лише для документів, які за законом мають існувати на папері або підлягають нотаріальному посвідченню;
• прохання до вказаної дати відповісти, назвати ідентифікатор в системі ЕДО й осіб, які підписуватимуть документи; контактну особу відправника з питань переходу;
• перелік додатків — проєкт договору чи додаткової угоди про ЕДО.

🎯 Чим відрізняється лист про перехід на електронний документообіг від договору про ЕДО

Лист — одностороння пропозиція: він лише просить контрагента погодитися і відповісти до певної дати. Самі правила обміну — хто підписує, коли документ вважається одержаним, за скільки днів його підписують чи відхиляють — сторони закріплюють у договорі про ЕДО або в додатковій угоді до конкретного договору. Тому лист посилається на такий документ і пропонує додати його проєкт.

🤝 Коли і як надсилати

Лист розрахований на контрагента, з яким уже укладено й виконуються договори і з яким ви регулярно обмінюєтеся документами. Підписує його керівник або представник відправника. Надсилати його варто разом із проєктом договору чи додаткової угоди про ЕДО, щоб контрагент одразу бачив умови й міг відповісти до вказаної дати.

📄 Формат

Файл .docx українською мовою: шапка з даними адресата й відправника, чотири пропозиції, прочерки для дат, назви сервісу й контактної особи і підказка зі зірочкою, яка видаляється після заповнення.

👤 Кому підходить

Компаніям і ФОП, які хочуть перевести на ЕДО обмін документами з постійними постачальниками, покупцями чи замовниками і почати з офіційної пропозиції.

🔗 Пов’язані документи

• Договір про електронний документообіг з контрагентами — коли обрати: контрагент погодився, і порядок обміну треба закріпити для всіх договорів між вами.
• Додаткова угода про запровадження електронного документообігу (ЕДО) — коли обрати: на ЕДО переходять у межах одного договору.
• Положення про паперовий та електронний документообіг на підприємстві — коли обрати: потрібні внутрішні правила документообігу на підприємстві.