Шаблон листа-згоди на обробку персональних даних

Шаблон листа-згоди на обробку персональних даних — це документ, яким учасник процедури закупівлі підтверджує згоду на обробку персональних даних своїх співробітників та інших осіб, зазначених у тендерній пропозиції, відповідно до Закону України «Про захист персональних даних». Готовий зразок у форматі Word допомагає оформити цю згоду коректно й додати її до пакета документів пропозиції.

⚖️ Навіщо потрібен лист-згода

Тендерна пропозиція завжди містить персональні дані — прізвища керівників, підписантів, працівників, чиї документи додано на підтвердження кваліфікації. Замовник обробляє ці дані під час розгляду пропозиції, тож вимагає письмову згоду учасника на таку обробку. Без цього документа пропозиція може не відповідати вимогам тендерної документації, а обробка даних — суперечити Закону «Про захист персональних даних». Готовий лист фіксує згоду в потрібному обсязі й знімає ризик відхилення з формальних підстав.

📋 Що містить лист

• Реквізити учасника — повна назва компанії-учасника та код ЄДРПОУ.
• Адресат — уповноважена особа замовника, найменування та адреса замовника.
• Посилання на процедуру — номер закупівлі та предмет закупівлі.
• Предмет згоди — обробка персональних даних співробітників та інших осіб, зазначених у документах пропозиції.
• Правова підстава — обробка здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» та інших нормативних актів.
• Обсяг дій — згода на збирання, зберігання, використання та розкриття даних у межах, необхідних для участі в процедурі та виконання договору.
• Підпис — посада, П.І.Б. керівника компанії-учасника.

🤝 Коли і як подавати

Згоду додають до пропозиції тоді, коли в її документах фігурують чиїсь персональні дані — а це майже завжди: підписи керівника, довідки про працівників, копії їхніх документів. Лист адресують уповноваженій особі замовника й подають одночасно з рештою пакета. Важливо, що згода дана не «на все», а лише на обробку в межах цієї закупівлі та можливого договору — саме такий вузький обсяг вимагає закон.

📄 Формат

Це односторінковий бланк Word без додатків. Порожні поля у квадратних дужках — назва учасника, код ЄДРПОУ, дані замовника, номер і предмет закупівлі — заповнюють перед подачею, після чого лист підписує керівник. Окремих аркушів чи додатків до нього не додається.

👤 Кому підходить

Учасникам закупівель, у чиїй пропозиції є документи з персональними даними працівників чи третіх осіб і від кого замовник вимагає письмову згоду на їх обробку. Для інших вимог тендерної документації є окремі шаблони — згода з проектом договору, інформація про торгову марку та про запропоновані товари.

🔗 Пов’язані документи

• Згода з проектом договору — підтвердження згоди з умовами договору закупівлі.
• Інформація про запропоновані товари — перелік товарів у пропозиції.
• Інформація про торгову марку — підтвердження прав на торгові марки товарів.