Шаблон письма-согласия на обработку персональных данных

Шаблон письма-согласия на обработку персональных данных — это документ, которым участник процедуры закупки подтверждает согласие на обработку персональных данных своих сотрудников и других лиц, указанных в тендерном предложении, в соответствии с Законом Украины «О защите персональных данных». Готовый образец в формате Word помогает оформить это согласие корректно и добавить его в пакет документов предложения.

⚖️ Зачем нужно письмо-согласие

Тендерное предложение всегда содержит персональные данные — фамилии руководителей, подписантов, работников, чьи документы добавлены в подтверждение квалификации. Заказчик обрабатывает эти данные при рассмотрении предложения, поэтому требует письменное согласие участника на такую обработку. Без этого документа предложение может не соответствовать требованиям тендерной документации, а обработка данных — противоречить Закону «О защите персональных данных». Готовое письмо фиксирует согласие в нужном объёме и снимает риск отклонения по формальным основаниям.

📋 Что содержит письмо

• Реквизиты участника — полное название компании-участника и код ЕГРПОУ.
• Адресат — уполномоченное лицо заказчика, наименование и адрес заказчика.
• Ссылка на процедуру — номер закупки и предмет закупки.
• Предмет согласия — обработка персональных данных сотрудников и других лиц, указанных в документах предложения.
• Правовое основание — обработка осуществляется в соответствии с Законом Украины «О защите персональных данных» и другими нормативными актами.
• Объём действий — согласие на сбор, хранение, использование и раскрытие данных в пределах, необходимых для участия в процедуре и выполнения договора.
• Подпись — должность, Ф.И.О. руководителя компании-участника.

🤝 Когда и как подавать

Согласие добавляют к предложению тогда, когда в его документах фигурируют чьи-то персональные данные — а это почти всегда: подписи руководителя, справки о работниках, копии их документов. Письмо адресуют уполномоченному лицу заказчика и подают одновременно с остальным пакетом. Важно, что согласие дано не «на всё», а лишь на обработку в пределах этой закупки и возможного договора — именно такой узкий объём требует закон.

📄 Формат

Это одностраничный бланк Word без приложений. Пустые поля в квадратных скобках — название участника, код ЕГРПОУ, данные заказчика, номер и предмет закупки — заполняют перед подачей, после чего письмо подписывает руководитель. Отдельных листов или приложений к нему не добавляется.

👤 Кому подходит

Участникам закупок, в чьём предложении есть документы с персональными данными работников или третьих лиц и от кого заказчик требует письменное согласие на их обработку. Для других требований тендерной документации есть отдельные шаблоны — согласие с проектом договора, информация о торговой марке и о предлагаемых товарах.

🔗 Связанные документы

• Согласие с проектом договора — подтверждение согласия с условиями договора закупки.
• Информация о предлагаемых товарах — перечень товаров в предложении.
• Информация о торговой марке — подтверждение прав на торговые марки товаров.