Шаблон гарантійного листа про відповідність товару ТД

Гарантійний лист про відповідність товару тендерній документації — це офіційне письмове зобов’язання учасника публічної закупівлі перед Замовником про те, що запропонований товар повністю відповідає всім вимогам тендерної документації (ТД). Готовий зразок у форматі Word допомагає швидко підготувати переконливий документ на фірмовому бланку і не зрізатися на формальній вимозі тендеру.

⚖️ Навіщо потрібен гарантійний лист про відповідність

У більшості процедур закупівель тендерна документація прямо вимагає від учасника надати гарантійний лист про відповідність товару. Відсутність такого листа або його неправильне формулювання — поширена причина відхилення пропозиції на етапі розгляду, навіть якщо ціна найкраща.

На відміну від довідки, яка лише констатує факт («товар має такі параметри»), гарантійний лист бере зобов’язання («гарантуємо, що поставимо товар з такими параметрами»). Це посилює вашу пропозицію і знижує ризик дискваліфікації за формальною ознакою.

📋 Що підтверджує лист

• Повну відповідність ТД — товар відповідає всім вимогам і умовам, зазначеним у тендерній документації Замовника.
• Технічні характеристики — параметри запропонованого товару збігаються зі специфікаціями та стандартами, встановленими у ТД.
• Якість і комплектність — товар відповідає вимогам якості та постачається у заявленій комплектності.
• Зобов’язання поставки — учасник зобов’язується поставити саме той товар, який наведено в його тендерній пропозиції.
• Реквізити учасника — повна назва компанії та код ЄДРПОУ, посада та П.І.Б. керівника, що підписує лист.
• Прив’язку до процедури — номер закупівлі та предмет, для якого надається підтвердження відповідності.

🎯 Чим відрізняється від інших гарантійних листів

Це базовий, найзагальніший лист кластера — він підтверджує відповідність товару тендерній документації в цілому, за всіма параметрами одразу. Якщо ж тендер вимагає підтвердити окремий аспект, доберіть профільний лист: про якість і придатність виробу, про строк поставки, про рік випуску товару або про відсутність залучення субпідрядників (посилання нижче). Часто до пропозиції додають кілька листів одночасно.

🤝 Коли і з ким укладати

Лист готує учасник процедури закупівлі (постачальник товару) і подає його у складі тендерної пропозиції на ім’я уповноваженої особи Замовника. Застосовується у державних і комунальних закупівлях, а також у комерційних тендерах, де замовник вимагає письмового підтвердження відповідності товару заявленим умовам.

📄 Формат

Готовий зразок у форматі Microsoft Word (.docx). У шаблоні залишені прочерки в місцях для даних — назва й код ЄДРПОУ учасника, номер і предмет закупівлі, найменування Замовника, посада та П.І.Б. керівника. Достатньо вписати свою інформацію, роздрукувати на фірмовому бланку та підписати. Документ складено українською мовою.

👤 Кому підходить

Компаніям і ФОП, які беруть участь у публічних чи комерційних закупівлях і яким тендерна документація ставить вимогу надати гарантійний лист про відповідність товару. Підходить менеджерам із тендерів, юристам і керівникам, що відповідають за підготовку пропозицій.

🔗 Пов’язані документи

• Гарантійний лист щодо якості та придатності виробу
• Гарантійний лист щодо строку поставки
• Гарантійний лист щодо року випуску товару
• Гарантійний лист про незалучення субпідрядників