Гарантійний лист щодо присутності представника під час приймання товару

Гарантійний лист щодо присутності представника під час приймання товару — документ учасника публічної закупівлі, яким він зобов’язується в разі укладення договору направити свого уповноваженого представника на приймання товару замовником за кількістю та якістю. Зразок у форматі Word адресовано замовнику й прив’язано до конкретної закупівлі за її ідентифікатором в електронній системі.

⚖️ Навіщо потрібен гарантійний лист

Підказка у файлі пояснює практичний сенс: присутність представника постачальника під час приймання захищає його від односторонніх актів про недостачу чи неналежну якість товару, бо представник може одразу зафіксувати свої зауваження в акті. Для замовника лист підтверджує, що приймання не доведеться проводити без постачальника.

Лист також наперед визначає організацію: як і за скільки робочих днів замовник повідомляє дату приймання, чим підтверджуються повноваження представника і хто несе витрати на його присутність.

📋 Що містить гарантійний лист

• шапку листа: адресат-замовник, найменування учасника чи ПІБ ФОП, код ЄДРПОУ або РНОКПП, місцезнаходження, вихідний номер;
• договір про закупівлю, до якого прив’язано гарантію, — за предметом та ідентифікатором закупівлі в електронній системі;
• гарантію присутності уповноваженого представника під час приймання товару за кількістю та якістю за адресою місця поставки;
• прибуття представника в день і час, погоджені із замовником;
• строк у робочих днях, за який замовник повідомляє дату приймання, і канали повідомлення — електронна пошта або телефон;
• підтвердження повноважень довіреністю разом із документом, що посвідчує особу;
• право представника підписувати акти приймання-передачі, акти про виявлені недоліки й інші документи приймання та викладати в них зауваження;
• покладення витрат на присутність представника на учасника.

🎯 Чим відрізняється гарантійний лист про присутність на прийманні

Сусідні гарантійні листи каталогу підтверджують властивості пропозиції — строк поставки, якість, рік випуску чи відповідність товару. Цей лист стосується процедури після поставки: хто від постачальника буде на прийманні, з якими повноваженнями і як про приймання повідомлять. Тому в ньому є строки повідомлення, контакти й перелік документів, які представник має право підписувати.

Лист дає учаснику, а не лише замовнику, інструмент: представник, який присутній і має повноваження, може не погодитися з актом про недостачу чи неякісний товар і записати свої заперечення одразу.

🤝 Коли і як подавати лист

Лист подають у складі тендерної пропозиції, якщо його вимагає тендерна документація, і підписує уповноважена особа учасника. Підказка нагадує: якщо тендерна документація або проєкт договору визначають інший порядок повідомлення чи приймання, лист треба привести у відповідність до них, а не залишати типові формулювання.

Перед поданням вписують реальні контакти для повідомлення й кількість робочих днів, а представникові готують довіреність, яку він пред’явить замовнику разом із документом, що посвідчує особу.

📄 Формат

Лист у форматі .docx. Прочерки залишено для адреси місця поставки, строку повідомлення, електронної пошти й телефону, а також для шапки з реквізитами сторін, вихідного номера, предмета закупівлі й підпису уповноваженої особи. Підказка зі зірочкою видаляється після заповнення.

👤 Кому підходить

Постачальникам товарів — юридичним особам і ФОП, — які беруть участь у публічних закупівлях, де замовник приймає товар за кількістю та якістю на своєму об’єкті й вимагає гарантії присутності представника.

🔗 Пов’язані документи

• Шаблон гарантійного листа щодо строку поставки — коли обрати: замовник вимагає гарантувати строк і графік поставки.
• Шаблон гарантійного листа щодо якості та придатності виробу — коли обрати: потрібна гарантія якості самого товару.
• Шаблон гарантійного листа про відповідність товару ТД — коли обрати: треба підтвердити відповідність товару тендерній документації.