Гарантийное письмо о присутствии представителя при приемке товара

Гарантийное письмо о присутствии представителя при приемке товара — документ участника публичной закупки, которым он обязуется в случае заключения договора направить своего уполномоченного представителя на приемку товара заказчиком по количеству и качеству. Образец в формате Word адресован заказчику и привязан к конкретной закупке по ее идентификатору в электронной системе.

⚖️ Зачем нужно гарантийное письмо

Подсказка в файле объясняет практический смысл: присутствие представителя поставщика при приемке защищает его от односторонних актов о недостаче или ненадлежащем качестве товара, ведь представитель может сразу зафиксировать свои замечания в акте. Для заказчика письмо подтверждает, что приемку не придется проводить без поставщика.

Письмо также заранее определяет организацию: как и за сколько рабочих дней заказчик сообщает дату приемки, чем подтверждаются полномочия представителя и кто несет расходы на его присутствие.

📋 Что содержит гарантийное письмо

• шапку письма: адресат-заказчик, наименование участника или ФИО ФЛП, код ЕГРПОУ или РНУКПН, местонахождение, исходящий номер;
• договор о закупке, к которому привязана гарантия, — по предмету и идентификатору закупки в электронной системе;
• гарантию присутствия уполномоченного представителя при приемке товара по количеству и качеству по адресу места поставки;
• прибытие представителя в день и время, согласованные с заказчиком;
• срок в рабочих днях, за который заказчик сообщает дату приемки, и каналы уведомления — электронная почта или телефон;
• подтверждение полномочий доверенностью вместе с документом, удостоверяющим личность;
• право представителя подписывать акты приема-передачи, акты о выявленных недостатках и другие документы приемки и излагать в них замечания;
• возложение расходов на присутствие представителя на участника.

🎯 Чем отличается гарантийное письмо о присутствии при приемке

Соседние гарантийные письма каталога подтверждают свойства предложения — срок поставки, качество, год выпуска или соответствие товара. Это письмо касается процедуры после поставки: кто от поставщика будет на приемке, с какими полномочиями и как о приемке сообщат. Поэтому в нем есть сроки уведомления, контакты и перечень документов, которые представитель вправе подписывать.

Письмо дает участнику, а не только заказчику, инструмент: представитель, который присутствует и имеет полномочия, может не согласиться с актом о недостаче или некачественном товаре и записать свои возражения сразу.

🤝 Когда и как подавать письмо

Письмо подают в составе тендерного предложения, если его требует тендерная документация, и подписывает уполномоченное лицо участника. Подсказка напоминает: если тендерная документация или проект договора определяют другой порядок уведомления или приемки, письмо нужно привести в соответствие с ними, а не оставлять типовые формулировки.

Перед подачей вписывают реальные контакты для уведомления и количество рабочих дней, а представителю готовят доверенность, которую он предъявит заказчику вместе с документом, удостоверяющим личность.

📄 Формат

Письмо в формате .docx на украинском языке. Прочерки оставлены для адреса места поставки, срока уведомления, электронной почты и телефона, а также для шапки с реквизитами сторон, исходящего номера, предмета закупки и подписи уполномоченного лица. Подсказка со звездочкой удаляется после заполнения.

👤 Кому подходит

Поставщикам товаров — юридическим лицам и ФЛП, — которые участвуют в публичных закупках, где заказчик принимает товар по количеству и качеству на своем объекте и требует гарантии присутствия представителя.

🔗 Связанные документы

• Шаблон гарантийного письма о сроке поставки — когда выбрать: заказчик требует гарантировать срок и график поставки.
• Шаблон гарантийного письма о качестве и пригодности изделия — когда выбрать: нужна гарантия качества самого товара.
• Шаблон гарантийного письма о соответствии товара ТД — когда выбрать: нужно подтвердить соответствие товара тендерной документации.