Протокол загальних зборів засновників благодійного фонду

Протокол загальних зборів засновників благодійного фонду — документ, яким кілька засновників фіксують саме рішення створити організацію: від вибору назви до призначення директора. Готовий зразок у форматі Word побудований як порядок денний із дванадцяти питань і окремим блоком «вирішили» по кожному з них.

⚖️ Навіщо потрібен

Статут описує, як фонд працюватиме, але не пояснює, хто, коли й що саме вирішив. Цю роль виконує протокол: він показує, що засновники зібралися, були правомочні ухвалювати рішення й ухвалили їх. Практична складність у тому, що зборам треба закрити одразу багато різнорідних питань, і пропуск будь-якого робить пакет неповним. Найлегше не догледіти непомітні: кінцевого бенефіціарного власника й структуру власності, уповноваження людини на подання документів, підтвердження, що назва не збігається з назвою іншої юридичної особи. У шаблоні всі дванадцять питань уже сформульовані разом із готовими рішеннями — залишається вписати дані й прибрати зайве.

📋 Що містить

• Дані присутніх — прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, адреса й податковий номер кожного засновника.
• Обрання Голови та Секретаря — перше питання порядку денного, без якого протокол нікому підписувати.
• Створення фонду — вид організації, статус юридичної особи приватного права, невизначений строк діяльності.
• Найменування — повне і скорочене українською, англійською за потреби, а також підтвердження, що назва не є тотожною іншій.
• Затвердження статуту — із застереженням, що текст прошито, пронумеровано й підписано всіма засновниками.
• Органи управління — збори, виконавчий орган і наглядова рада, з готовим варіантом «Директор» і застереженням про фонд із не більш як десятьма учасниками.
• Призначення керівника — реквізити директора, строк повноважень, обмеження представництва, доручення підписати трудовий договір.
• Активи та неприбутковий статус — джерела надходжень, стеля адміністративних витрат і включення фонду до Реєстру неприбуткових установ та організацій.
• Бенефіціарний власник — ознака вирішального впливу, структура власності й окремий варіант, якщо кінцевого бенефіціарного власника у фонду немає.
• Реєстраційні дії — кого уповноважують подавати документи, усувати недоліки й одержувати виписку з Єдиного державного реєстру.

🎯 Чим відрізняється протокол зборів засновників від рішення одного засновника

Обидва документи закривають те саме коло питань, але процедура в них різна. Протокол складають, коли засновників двоє або більше: у ньому є Голова та Секретар зборів, констатація, що присутні всі засновники й вони володіють ста відсотками голосів, а наприкінці — підсумок голосування з рядками «за», «проти» та «утримались». Підписний блок розрахований на кількох людей: окремо Голова, окремо Секретар і рядки для решти засновників. Ще одна відмінність — питання про кінцевого бенефіціарного власника: тут передбачено варіант, коли такого власника немає, з обґрунтуванням через частку голосів кожного, меншу за двадцять п’ять відсотків. Якщо фонд створює одна особа, зборів не буває, і документ називається рішенням засновника.

🤝 Коли і як складають

Протокол оформлюють на самому старті — до подання документів державному реєстраторові, бо саме на нього посилається гриф статуту й реквізит «підстава» в наказі керівника. Порядок простий: засновники узгоджують назву, статут, склад органів і кандидатуру директора, проводять збори і фіксують результат, після чого уповноважена особа подає пакет на реєстрацію. Шаблон також визначає, що документ складають у кількох примірниках однакової юридичної сили, прошивають, нумерують і підписують усіма засновниками, а витрати на реєстрацію фонду покривають самі засновники.

📄 Формат

Файл .docx відкривається у Microsoft Word, LibreOffice і Google Документах. Прочерки залишені під номер протоколу, місто й дату, дані засновників, назву фонду, адресу, сфери діяльності, склад наглядової ради, реквізити директора та строки повноважень. Частина пунктів подана як варіанти з поясненням у дужках — зайве прибираєте. Це редагований зразок, а не бланк із замкненими полями.

👤 Кому підходить

Групі засновників, які реєструють благодійний фонд і хочуть провести збори за готовим сценарієм, нічого не пропустивши. Юристам і бухгалтерам, що супроводжують реєстрацію неприбуткової організації. Ініціативам, які вже мають статут і потребують документа, що надасть йому чинності.

🔗 Пов’язані документи

• Статут благодійного фонду — коли обрати: потрібен сам установчий документ, який затверджують цим протоколом.
• Рішення засновника про створення благодійного фонду — коли обрати: якщо фонд створює одна особа і зборів не проводять.
• Наказ про вступ на посаду директора благодійної організації — коли обрати: наступний крок після реєстрації фонду.
• Створення благодійного фонду: пакет із 6 документів і путівник — коли обрати: потрібні всі документи для реєстрації фонду — у пакеті вони разом із путівником і дешевше.