Звіт організатора публічного збору пожертв

Звіт організатора публічного збору пожертв — документ, яким людина або компанія, що вела збір на користь благодійної організації, показує їй усе зібране й усе здане. Готовий зразок у форматі Word побудований на п’яти таблицях, остання з яких зводить надходження й передачі в один підсумок.

⚖️ Навіщо потрібен

Поки збір триває, гроші надходять різними шляхами: на рахунок, через платіжний сервіс, готівкою у скриньку, майном. Наприкінці періоду хтось має скласти ці потоки докупи й показати, скільки з них уже дійшло до організації. Саме це робить звіт. Його цінність — у зіставленні: у підсумковій таблиці поруч стоять зібрано, перераховано, здано готівкою, передано майна, відшкодовано витрат і залишок, який ще не зданий. Тому розбіжність між цільовою сумою й фактом видно одразу, і для неї в бланку є окремий рядок пояснень. Ще одну функцію виконує підпис організатора: ним він підтверджує, що збирав у визначених місцях і способами, зібране передав організації й сам ним не користувався.

📋 Що містить

• Загальні відомості — ціль збору, місце й строк, цільову суму та звітний період, за який складено документ.
• Грошові надходження — дату, канал, благодійника, підтвердний документ і суму кожного надходження.
• Захист даних благодійників — відомості про особу вносяться лише за її згодою.
• Натуральні надходження — назву майна, одиницю, кількість та оцінку, яку роблять для обліку, а не для продажу.
• Готівку за актами — номер скриньки, місце, дату розкриття, реквізити акта й суму по кожному розкриттю.
• Рух зібраного — скільки зібрано всього, скільки перераховано на рахунок, здано в касу й передано майном.
• Витрати й залишок — відшкодовані витрати на організацію збору та сума, ще не здана на кінець періоду.
• Пояснення розбіжностей — вільний рядок про те, чому фактично зібране відрізняється від цільової суми.
• Підтвердження організатора — про місця і способи збору, передання зібраного та достовірність наведених відомостей.
• Відмітку одержувача — прийнято без зауважень, із зауваженнями чи не прийнято, зміст зауважень, строк усунення й дата розгляду.

🎯 Чим відрізняється звіт організатора від фінансового звіту фонду

Це два різні документи з різними адресатами. Фінансовий звіт організація оприлюднює для всіх: він показує структуру її доходів і витрат, і доступ до нього відкритий за запитом. Звіт організатора адресований самій організації й охоплює лише один збір за один період — тому в ньому є те, чого у фінансовому звіті не буває: номери скриньок, реквізити актів розкриття й рядок про залишок, який збирач ще не встиг здати. Різна й доля документа: фінансовий звіт публікують, а цей спершу розглядають і приймають, і лише потім оприлюднюють у той самий спосіб, у який публікувалося оголошення про збір. Сам бланк написаний під збір на користь фонду й входить у комплект відповідного договору — окремо його беруть тоді, коли договір уже є.

🤝 Коли і як складають

Проміжні звіти складають із періодичністю, погодженою в договорі, а підсумковий — після завершення збору у визначений строк. Спершу зводять надходження за кожним каналом, потім переносять суми з актів розкриття скриньок, а вже тоді заповнюють підсумкову таблицю руху коштів. До звіту додають засвідчені копії підтвердних документів: виписки з рахунків, акти розкриття, акти передання, платіжні документи, квитанції й накладні. Далі організація розглядає звіт і ставить свою відмітку.

📄 Формат

Файл .docx відкривається у Microsoft Word, LibreOffice і Google Документах. Прочерки залишені під номер і дату звіту, місто, дані організатора та найменування організації, реквізити договору, перелік доданих копій і відмітку про розгляд. Усі п’ять таблиць подані порожніми рядками під заповнення. Це редагований зразок українською мовою, а не бланк із замкненими полями.

👤 Кому підходить

Волонтерам і компаніям, які вели збір на користь благодійної організації й мають перед нею відзвітувати. Фондам, що приймають такі звіти й хочуть отримувати їх в однаковому вигляді. Бухгалтерам, яким потрібне зведення надходжень із посиланнями на підтвердні документи.

🔗 Пов’язані документи

• Договір про публічний збір пожертв на користь фонду — коли обрати: потрібен сам договір, за яким подається цей звіт.
• Акт розкриття скриньки для збору пожертв — коли обрати: потрібен бланк, суми з якого переносяться у звіт.
• Положення про благодійну програму — коли обрати: збір ведеться в межах програми, за якою організація звітує окремо.